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Business liquido

Ho anche avuto modo negli ultimi mesi di confrontarmi molto con diversi professionisti, riguardo al mio lavoro, ancora non del tutto conosciuto, e a spiegare un’infinità di volte come si può collaborare con un’assistente virtuale o online office manager. Ho sempre creduto nelle potenzialità di un business liquido: chiunque può trasformare la propria azienda piccola o grande, o un solo ramo aziendale, in liquido. E con la rivoluzione digitale lo credo fermamente un elemento necessario per i piccoli business. Non si ha bisogno di un ufficio, almeno per alcuni tipi di attività, non occorrono dipendenti fissi, spesso si può lavorare da qualsiasi luogo del mondo, grazie ad una connessione internet e un pc.
Parlando di questa nuova professione, che puoi è nuova solo in Italia, mentre in America esiste da 20 anni, ho avvertito diverse sensazioni nella fase conoscitiva e in quella del post-preventivo. A volte di grande carica di energia, quando dall’altra parte del telefono carpivo che il mio interlocutore sapeva benissimo come funzionasse l’assistenza virtuale. Dall’altra, spesso, non era ben chiaro che cosa il professionista volesse da me. Mi spiego meglio. Riporto due fra le telefonate che ho ricevuto da possibili clienti.

Telefonata numero 1: Cliente indeciso

Cliente: salve Eleonora, piacere…sono…. mi occupo di….lavoro online ecc. ecc.
Io: molto piacere…bla bla bla..come posso aiutarla?
Lui: mi piacerebbe avere una persona che si occupa di tutta la mia attività che si svolge anche online, ossia gestione blog, gestione appuntamenti delle consulenze online, organizzazione eventi offline, gestione posta elettronica, gestione social media e poi ho in mente qualche altro progetto.
Accidenti. Wonder woman. Segue preventivo, non di facile realizzazione.
Segue gentile diniego da parte sua. Chiedo come sempre feedback. Lo ricevo.
Lui: ho scelto di assumere una ragazza che viene al mio studio a fare queste cose, cosi che posso vederla di persona e controllare meglio.
Problema: se c’era l’intenzione di affidare gli incarichi ad una persona, insomma, con presenza in ufficio, perché rivolgersi ad un’assistente virtuale, che per definizione è virtuale e lavora da remoto?
Non mi è chiaro. O forse qualche idea ce l’ho.
E’ per questo, che vorrei approfondire l’argomento di una collaborazione tipo, per mettere nero su bianco quali sono le caratteristiche della collaborazione online, e che cosa ci si deve aspettare. E perché non si tratta di telelavoro.

Telefonata numero 2: cliente con idee chiare

Cliente: salve Eleonora, piacere…sono…. mi occupo di….lavoro online ecc. ecc
Io: molto piacere…bla bla bla..come posso aiutarla? (si sembra l’altra telefonata ma più o meno i saluti sono quasi sempre cosi).
Lei: ho avuto modo di approfondire il tema dell’assistenza virtuale con delle colleghe, io sono una psicologa, … bla bla bla.. avrei necessità di una persona che, attraverso il materiale da me fornito, rediga degli articoli sul mio blog. All’inizio ho provveduto io, ma adesso mi rendo conto di non avere più tempo, tra i miei pazienti e i corsi di aggiornamento. So che la collaborazione sarà virtuale, ed è proprio quello che mi occorre. Proprio perché non avrei tempo di incontrarla di persona, e non mi sembra sia necessario.
Segue preventivo e articolo di prova.
La psicologa ora è mia cliente.
Differenza del mio approccio? Nessuna.
Nel secondo caso, la professionista sapeva già cosa cercava e chi potesse aiutarla. Quale compito del suo lavoro potesse delegare, a chi, e quali benefici ne avrebbe tratto. Più tempo per lei, e per i pazienti. Scrivere e pubblicare articoli per far conoscere il suo blog e accrescere numero visitatori quindi potenziali clienti, delegando completamente questa attività.
Ti ritieni più vicina alla seconda telefonata e conosci vagamente la professione dell’assistenza virtuale? Puoi continuare a leggere, per approfondire come collaborare, soprattutto se la foto che ho scelto per il post ti suscita qualche sentimento di empatia e affinità.

Sei oberata di lavoro: delega

Hai da poco avviato la tua attività online, potresti essere un’imprenditrice digitale oppure nel caso della “mia” psicologa, operare sia offline in uno studio che online (consulenze skype?). Il denominatore comune? Il poco tempo a disposizione per fare tutto. Parlo di lavoro e vita privata, e del fatto che seppur ti sei organizzata la giornata in modo maniacale, bisogna tener conto degli imprevisti, o parlando in modo positivo, il tuo lavoro e i tuoi clienti potrebbero essere cresciuti in modo esponenziale e non sai più come evitare di spegnere il pc oltre la mezzanotte.

Quali compiti delegare

Lo so, sei all’inizio e pensi che non puoi permetterti una collaboratrice/un collaboratore. Conosci benissimo la teoria e sai cosa è il processo di delega. Ma pensi di poter fare tutto da sola. Tranquilla, lo pensiamo tutti. Ma tu sei un’imprenditrice, una libera professionista, e desideri crescere, aumentare il tuo business, e per questo ti sarai prefissata degli obiettivi. Provo a tranquillizzarti su come potremmo lavorare.
La delega è un processo delicato ma necessario se intendi far crescere il tuo business. Comincia col delegare piccoli compiti di routine e task che puoi non svolgere te, ma qualcun’altro.

Che servizi online svolge per te

Riassumo brevemente la figura: libera professionista, con competenze certificate in diverse aree, che lavora da remoto per supportare il tuo business.
Da remoto significa, da casa o da un coworking, o da un ufficio. Ad essa potrai delegare delle attività che puoi non eseguire te, in modo da avere più tempo per te stessa e il tuo business.
Ogni assistente virtuale certificata si focalizza su categorie di professionisti specifiche, ne indico alcune:
  • scrittori;
  • psicologi;
  • blogger;
  • coach;
  • agenti immobiliari;
  • architetti;
  • giornalisti;
  • fotografi;
  • marketers, ecc

Ma soprattutto l’assistente virtuale si specializza in aree di intervento precise, a seconda del suo trascorso professionale e di studio, che possono essere:

  • amministrazione,
  • social media,
  • copywriting,
  • graphic design, ecc.
Per approfondire i servizi che può svolgere l’assistente virtuale, ti consiglio di leggere l’approfondimento perché parliamo di più di 100 tipi di servizi.

Potrai sbirciare sul sito dell’assistente che più ti ispira e controllare se c’è quello che cerchi. Potresti trovare la persona che è esperta in diversi ambiti perché lavora da diversi anni e ha avuto fortuna/sfortuna a cambiare spesso lavoro o mansioni, oppure perché si è voluta specializzare.

Comune denominatore: studio e aggiornamento costante, soprattutto perché nel mondo digitale non ci si può fermare mai. Oppure ci sono assistenti che sono specializzate in una o massimo due cose, per esempio contabilità o grafica. Puoi chiedere tranquillamente che servizi svolge.

Potrebbe anche aiutarti con la gestione e lo sviluppo di un tuo progetto, come la creazione del tuo sito web, una campagna di email marketing o il lancio di un prodotto/servizio, spesso collabora con altre assistenti di cui si fida o di altri freelance, che possono supportarti per progetti a termine.

Che vantaggi puoi avere?

Questi sono i principali, ma credimi che i vantaggi sono molti di più:
  • economici: nessun obbligo di assunzione, con tutti i costi che ne deriverebbero;
  • flessibilità: se ti occorre un supporto per un tempo limitato, a scadenza sarà la collaborazione, non è un contratto indeterminato;
  • tempo: già ti ho parlato del tempo che risparmierai;
  • bonus: potrai testare il servizio e provarlo;
  • crescita business: una volta eliminato tutti i compiti che non hai tempo di fare (e che può fare qualcun altro) o che non sei in grado di fare, puoi dedicarti alla crescita del tuo business in totale libertà e con la massima concentrazione.

Dove trovi l’assistente perfetta?

  • puoi digitare su google “assistente virtuale” o “assistenza virtuale” o “online office manager”, o “segreteria da remoto” e troverai il sito web di molte professioniste certificate;
  • Linkedin: trovi il profilo di molte e potrai vedere che professioni svolgevano;
  • social in generale: facebook, twitter, instagram, siamo ovunque!

Si ma…quanto costa?

Essendo all’inizio della tua attività capisco che non puoi impegnarti troppo economicamente, ma se hai seguito quanto detto finora hai capito l’importanza di questa opportunità. Ed è giusto avere un’idea, anche se, come tutti i professionisti, ognuno ha la tua tariffa. Posso comunque indicarti una fascia che può andare dai 20 euro l’ora in sui a seconda delle competenze specifiche. Solitamente l’assistente virtuale offre dei pacchetti a ore di sicuro interesse. Poi ci sono tariffe per i progetti specifici. Ma ricorda che spesso i preventivi sono personalizzati perché le esigenze sono molto diverse. Non esitare a chiedere.

Conoscenza reciproca

Prima di approntare un preventivo, solitamente è utile fare una call insieme per capire quali sono le esigenze ed essere chiari su quello che si vuole delegare, in modo da avere poi un preventivo preciso e chiaro. Pensa attraverso Skype potremmo vederci in faccia e prendere un caffè virtuale insieme (ma sono sicura che avrai già spulciato qualche profilo social). Per quanto tempo avrai bisogno della collaboratrice? Quali sono i tuoi progetti? Dubbi, incertezze, perplessità? Fare domande specifiche aiuta a chiarirsi.

Come puoi controllare il lavoro?

E’ quasi sempre il dubbio più comune tra i potenziali clienti. Faccio una breve premessa: l’assistente virtuale è una libera professionista e come tale, cerca di svolgere al meglio il proprio lavoro per essere poi retribuito, ma è anche un’imprenditrice e cercherà di mettere tutte le sue energie per far si che tutti i suoi clienti siano soddisfatti, la reputazione online è importantissima.
Comunque ci sono degli strumenti che ti permettono di “controllare” l’operato, con strumenti come:
  • Asana
  •  Trello, (io preferisco questo) per monitorare e assegnare i compiti,
  • aggiornamenti email,
  • chiamate Skype, ecc.

Ovviamente si decide insieme quante volte aggiornarsi sull’operato, e con quale modalità, per rispettare entrambe il lavoro e il tempo a disposizione, ma soprattutto gli orari.

Hai ricevuto il preventivo

Finalmente ti è arrivata la mail con il preventivo dell’assistente scelta, apri l’allegato curiosa e ansiosa allo stesso tempo. Ta-taaa. E’ quello che ti aspettavi? E’ di meno, di più? Non importa. Sono sicura che avrai chiesto altri preventivi ed è giusto così. Devi scegliere l’assistente virtuale in base alle tariffe certo, ma soprattutto alle capacità (che testerai col tempo), alle competenze, ma credo anche in base al feeling che si crea, virtualmente o no, perché dovrà essere il tuo braccio destro, e sicuramente sceglierai in base anche a emozioni indefinite. Siamo umani.

Tuteliamoci

Stiamo sempre parlando di lavoro, anche se ho citato le emozioni. Finalmente hai scelto la tua assistente! Evviva. Ora riceverai il contratto che dovrai firmare, ricordi siamo professioniste? Leggilo attentamente, è una tutela di lavoro per entrambe le parti. Potresti dover dare le tue password per la gestione delle email e dei social. Sei tutelata dalla privacy. Ma se fra noi non c’è un accordo scritto e firmato come si fa? Ma queste cose credo tu le sappia già.

Dai fiducia

All’inizio ti potrà sembrare strano, trovarmi in mezzo alle tue cose. Ah no scusa, stiamo parlando di lavoro. Ci dobbiamo conoscere e imparare alcuni aspetti lavorativi e dopo una prima fase possiamo cominciare a collaborare al 100%. Se hai delle idee da trasformare in progetti, sappi che l’assistente virtuale fa molto network in rete e magari conosce e collabora con qualcuno che fa proprio al caso tuo. Di base c’è la fiducia che si instaurerà col tempo.
Consiglio
Dai fiducia, sii chiara e positiva, dedicati al tuo business core.
Il tuo business sta crescendo, hai tempo di scrivere quel libro che hai in mente da qualche anno, puoi finalmente seguire il corso di yoga, lavori meno ore al giorno e ti fidi della tua assistente.  Non è un sogno, puoi farlo!
Rimaniamo in contatto
Se ti va iscriviti alla mia newsletter, c’è in omaggio un workbook dove ho racchiuso strumenti ed esercizi per capire come e quanto tempo puoi risparmiare delegando alcune attività.
Ti scriverò solo una volta al mese, aggiornandoti con notizie utili e strumenti efficaci per lavorare al meglio.
 Se hai qualche domanda, puoi commentare l’articolo o scrivermi per mail a eleonora@yoomeg.org

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