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Come definire il concetto di delega?

Ne sentiamo sempre parlare, e ci sono centinaia di articoli su questo argomento, lo so, ma è uno dei cardini importanti del flusso di lavoro della mia professione, quindi non potevo non dire la mia!
La delega si acquisisce col tempo, con la fiducia che si da al collaboratore, ed è una competenza che ogni leader dovrebbe avere. Non a caso nel titolo ho scritto “inizia a delegare” non “impara”. Perché non si impara in poco tempo, ci vuole costanza e mentalità, ma si può iniziare a piccoli passi.

“L’arte di delegare è una delle abilità chiave che ogni imprenditore dovrebbe possedere”

Richard Branson
Sostanzialmente quando si tratta di lavoro, di questo parliamo, significa dare compiti precisi a delle persone competenti, che devono essere svolti secondo procedure indicate.
La base fondamentale è creare una collaborazione basata sulla fiducia.
C’è una differenza su chi esegue un compito: tra il dipendente di un’azienda e chi invece svolge questo lavoro da freelance/libero professionista. Siamo persone, ci può essere il dipendente stra fedele che compito dopo compito arriva a diventare autonomo nelle scelte e col tempo non ha bisogno di istruzioni, mentre ci sarà quello che si limiterà sempre a fare il compitino e basta. Ed è li che il manager, avrà difficoltà a delegare, perché sa che non potrà mai affidare compiti delicati, perché non vengono eseguiti con un occhio clinico come il suo. Il libero professionista è manager di se stesso e cercherà sempre di fare il suo lavoro con qualità.

Delegare compiti di routine

Quale è il nocciolo della questione? Non bisogna delegare compiti sensibili, delicati o strategici ma task di routine. strettamente operativi, che tolgono tempo al manager, che non può focalizzarsi sul business. Tutti quei compiti che sono routine, possono essere delegati a terzi. Che tu sia un libero professionista, un manager, un coach, il presidente di un’associazione, l’amministratore delegato di una grande azienda, ma anche il titolare di una piccola ditta individuale, avrai sempre decine e decine di cose da fare, e spesso penserai “lo faccio io che chi fa da sè fa per tre!”. L’ho detto anche io diverse volte, ma poi col tempo ci si accorge che non c’è niente di più sbagliato.

Cosa possiamo delegare? Qualche esempio

In ogni settore professionale ci sono diversi task a secondo del lavoro che si svolge. Ipotizziamo che tu sia un imprenditore online e ti occupi di formazione in rete. Potresti delegare:

  • creazione di slide per un corso;
  • scelta le immagini per un articolo sul blog per la promozione dei tuoi corsi;
  • stesura relazioni;
  • gestione email customer care;
  • organizzazione la parte logistica del corso.
Basta per ora, potrei dilungarmi troppo…

Come ci accorgiamo che dobbiamo ricorrere alla alla delega?

  • quando la giornata è piena di attività di routine;
  • se ci sono attività che i nostri collaboratori possono fare meglio e magari con meno costi;
  • siamo stressati perché stiamo lavorando troppo;
  • dobbiamo concentrarci su più attività strategiche che ci permettono di crescere, anche economicamente;
  • non facciamo una vacanza da qualche tempo!

Quali compiti sono di routine e quali no? E l’urgenza?

 

In aiuto la Matrice di Eisenhower

C’è il metodo che spiega la teoria dell’urgente/ non urgente, la famosa matrice di Eisenhower.
Brevemente: la matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza. E’ utilizzata per ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che non  lo è, classificando le attività quotidiane in base al loro grado di urgenza e/o importanza.
Ma secondo voi, “importante” non è un concetto soggettivo? Ciò che è importante per te può non esserlo per qualcun altro, o in questo momento della tua vita. Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo, e dipende unicamente dalla variabile tempo. Va applicato quindi a quelle attività che richiedono attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.
Questa qui sotto la famosa matrice, vediamo come poterla utilizzare.
Matrice di Eisenhower

Possiamo riassumere i quadranti in 4 aree dove inserire i compiti a seconda dell’importanza:
  • 1 =  urgente e importante, attività che non si può delegare;
  • 2 = importante e non urgente, attività da pianificare e fare in un secondo momento;
  • 3 = urgente e non importante, attività da svolgere immediatamente, ma che possono compiere altri, quindi da delegare;
  • 4 = non importante e non urgente, attività da non fare.
Alla base della Matrice di Eisenhower deve esserci un elenco dettagliato delle tue attività lavorative da fare subito, ordinate in base alla priorità.
Ecco perché, al di là di tutti i metodi possibili, che ci sono per utilizzare la matrice, ho sintetizzato un modo semplice per usarla.

Come fare: inizia a delegare in 9 mosse

Puoi stampare la matrice e compilare i compiti in base ai 4 quadranti, oppure quello che vorrei consigliarti è fare prima in altro modo per capire come puoi imparare a delegare (so che non è semplice). Prendi dei fogli bianchi, una penna, 2 evidenziatori di colore diverso e:
# 1 prenditi almeno 10 minuti, scrivi su un foglio tutte le attività che ripeti ogni giorno al lavoro;
# 2 quantifica un tempo medio che dedichi ad ogni attività, anche in base al tempo possiamo avere un’idea chiara dei compiti che richiedono molte ore ( e magari c’è qualcosa che non va);
# 3 ora con un evidenziatore colora le attività che devi fare per forza te, perché strategiche e con un altro colore quelle che credi si possano delegare, o perché di routine o perché ti portano via troppo tempo;
# 4  per quelle che puoi delegare, prendi tanti fogli quante sono le attività, e su ognuna scrivi una breve procedura che può aiutare la persona X ad eseguirla (usa magari uno schema, semplice semplice con cerchi, frecce..);
# 5 per quelle che ti portano via troppo tempo devi fare un ulteriore scrematura: sono di routine o strategiche? Fai la stessa cosa per le prime;
# 6 scegli un collaboratore e fai la prova di un’attività, fagliela fare, per vedere se è in grado e se ha capito le tue indicazioni che ti ricordo devono essere semplici;
# 7  fai eseguire un’altra attività o allo stesso collaboratore o un altro;
# 8 monitora l’operato e correggi se serve: all’inizio spesso, fino a diminuire già dalla seconda settimana, e poi riduci a una tantum – ricorda che stai sperimentando col tuo collaboratore;
# 9 segnati su un foglio excel o dove preferisci le attività che hai delegato, appunta le informazioni, dai un feedback ai collaboratori che ha la doppia funzione di essere motivante per loro ma che serviranno a te per fare il punto della situazione fra 6 o 12 mesi, quando controllerai se queste attività che non fai più te hanno portato dei benefici in termini di tempo e qualità del lavoro.​
Questo appena elencato è un semplice consiglio pratico. Puoi provare a metterlo in atto, non è un metodo scientifico.
Se vuoi approfondire questo argomento ti consiglio, se non l’hai fatto, di leggere qualche libro sull’argomento.

Letture sull’argomento:

Ce ne sono veramente molti, questi sono quelli che ho letto e che ti consiglio.

Più deleghi, più tempo libero e più business

 

 

Se riesci a delegare almeno una parte delle attività di routine all’inizio, e ti accorgerai di avere più tempo per te, potrai frequentare la palestra, andare agli incontri di calcio di tuo figlio, o semplicemente incontrare vecchi amici. Ti renderai conto dell’importanza di delegare e magari fra qualche tempo riuscirai a delegare quasi tutto. Avrai più focus sul tuo business e perché no, più successo!
Tu hai già delegato qualche attività della tua giornata?

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