L’agenda è ben organizzata, tutti i giorni sono distribuiti con un ordine logico e secondo i nostri tempi. Il venerdì magari hai deciso di occuparti di amministrazione, dal lunedì al giovedì hai le consulenze, tutto incastrato alla perfezione. E se accade che salta un pezzo per quel fastidiosissimo imprevisto che è sempre lì pronto a sorprenderci?
Capita a tutte, spesso e meno spesso, di doverci “sdoppiare” per poter portare a termine tutti gli step della giornata lavorativa. E anche se siamo super organizzate, precise, abbiamo comprato l’agenda perfetta, abbiamo lasciato un margine di tempo tra un’attività ed un’altra, perché succede anche a noi? Eppure sembrava un puzzle perfetto!
Il mio ultimo imprevisto è stata la puntuale influenza pre-natalizia! Febbre e raffreddore che mi mettono k.o. per qualche giorno. E’ un imprevisto? Assolutamente si, non lo si può prevedere purtroppo e anche se cerchiamo con tutte le forze di combatterlo arriva puntuale a rovinarci i piani.
Gestione del tempo
Sembra banale, te ne ho accennato prima, ma il consiglio più importante è:
- Lasciare del tempo tra un’attività ed un’altra.
Ci sono molti imprenditori e manager di successo che non mettono mai in agenda un impegno dietro l’altro, così se una riunione dura più del previsto, non andrà ad intaccare il tempo destinato ad altre attività.
Non è l’unico ovviamente, ecco altri consigli riassunti da alcune letture sul time management.
- Gestisci le priorità. Inizia la tua giornata eseguendo prima i compiti più urgenti per poi lasciare spazio a quelli meno importanti. Conoscerai la matrice di Eisenhower, altrimenti puoi approfondire in un mio articolo a riguardo.
- Educa gli altri. Quante volte sei stata interrotta da una telefonata di una tua amica proprio mentre eri concentrata su un task importante!? Partiamo dal presupposto che puoi decidere di mettere il cellulare in modalità aerea e poi dobbiamo educare chi ci conosce e i nostri collaboratori, a rispettare il nostro lavoro. Esempio: se hai dei collaboratori che hanno bisogno di un feedback per alcune attività che svolgono per te, dagli una fascia oraria, in cui possono chiamarti per le cose non urgenti.
- Impara a calcolare il tempo per ogni attività che fai. Devi scrivere un articolo per il tuo blog? Hai calcolato quanto ci metti in media. Usa toggle per farlo, un tracking gratuito per pc, o un cronometro: ovvio che non è deve essere al millesimo, ma almeno per avere un’idea. Se ci metti circa due ore, non infilarlo tra due consulenze, nello spazio di 15 minuti a disposizione, come fai?
- Evita le distrazioni! Avere lo smartphone vicino è una grande tentazione. Ma ci fa perdere tempo e diminuisce la nostra produttività. Leggi i miei consigli sull’argomento.
L’imprevisto non è l’impossibile: è una carta che è sempre presente nel gioco.
(Comte de Belvèze)
Affrontare gli imprevisti con ottimismo
Non possiamo andare nel panico ogni volta che manca la corrente, ci si rompe l’auto mentre andiamo da un cliente, abbiamo l’influenza il giorno di un evento importante, o forse si?
Dobbiamo innanzitutto accettare che non siamo wonder woman, e che non possiamo fare tutto. Dobbiamo imparare a:
- mettere dei paletti fino a dove possiamo arrivare;
- imparare a delegare i task importanti ma non urgenti, se questo ci libera la giornata di qualche ora in più per poterci dedicare al nostro business e alla vita privata;
- prendere con ottimismo l’imprevisto, che proprio per terminologia, non è una catastrofe. Esistono i giorni NO, dobbiamo accettarli e rassicurarci sapendo che siamo tutte nella stessa barca.
Ma se usiamo dei piccoli accorgimenti, come quelli di cui ho parlato qui, possiamo gestirli con problem solving e leggerezza.
Mi piacerebbe sapere se tu hai qualche suggerimento in più per gestire in modo efficace gli imprevisti sul lavoro. Ti aspetto nei commenti.
