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Ho sempre visto fin da piccola liste in giro per casa: liste della spesa, lista dei libri da comprare, lista delle cose da mettere in valigia per la partenza, post-it sul frigorifero, agende, “pizzini”, scritte sulla busta del pane, per non parlare del calendario della farmacia appeso in cucina, con tutti gli appuntamenti mensili e altre diavolerie. Forse questa cosa me la sono portata un po dietro ma resta il fatto che scrivere mi piace un casino e compro tantissime penne e pennarelli. Ma a cosa servono queste liste?

Sia nella vita quotidiana che lavorativa ritengo che le liste abbiano una doppia funzione: organizzativa e catartica. Servono a darci una visione di quello che dobbiamo fare, e ci aiutano a trasferire nero su bianco le nostre reali intenzioni, non mettere impegni a caso, ma cose che realmente dobbiamo eseguire. Circondarci di liste senza però avere in mente le regole basi per renderle efficaci può rivelarsi controproducente e il mio motto è #conquistatempo, ottimizzare i passi da fare per non perdere tempo durante la settimana.

Liste per organizzarsi

Se stai leggendo qui probabilmente sarai già predisposta ad utilizzare le liste, ma per non esagerare dovresti limitarti a fare delle liste efficaci per le attività davvero importanti e non per tutto! Altrimenti rischi di perdere tempo prezioso e non finalizzi, occorre il focus su quello che è importante fare. La cosa principale è stabilire sempre le priorità e mettere in ordine le attività dalla più urgente in poi.

Perché sono utili le liste

  • Permettono di non dimenticarsi di nulla, possiamo così dedicarci alle nostre attività in tutta tranquillità;
  • Produttività: questa è stimolata dalla sensazione di ordine dettata dalle liste (più avanti entriamo nel dettaglio);
  • una visione più chiara del tempo ancora da dedicare a un determinato lavoro o compito;
  • organizzi il tuo anno: se funziona e rispetti tutto, l’attività giornaliera delle liste potrebbe essere estesa alla settimana, ai mesi e a tutto l’anno intero.

Ottimizzare per la produttività

Se ami fare le liste, cerca di ottimizzare e impiega il minor tempo possibile per stilarle. Non commettere errori, le liste dovrebbero avere questi 3 elementi principali:

  1. Azione e dettagli: es. devo “chiamare tizio per prenotare location”. Non scrivere “chiamare Paolo” e poi dopo qualche giorno ci domandiamo, “perché lo devo chiamare?”;
  2. Tempo: quando devi chiamare Paolo? Entro il 05 Gennaio? Scrivi “chiamare Paolo per prenotare location entro 03 Gennaio”;
  3. Luogo: è un appunto di lavoro? Quindi va fatto in ufficio. Se invece era un appuntamento personale, lo fai a casa. A questo punto sta a te scegliere se usare un colore diverso per casa/lavoro o semplicemente usare l’agenda per gli appuntamenti professionali e il frigorifero con post it per quelli personali.

Errori da non fare

Fino ad ora ti ho parlato dei benefici delle liste, ora però attenzione agli errori più comuni che si fanno:

  • scrivere elenchi lunghi: sarà demotivante ed avrà l’effetto contrario:
  • non dare un tempo all’azione, come descritto sopra: no alla vaghezza;
  • non mettere in conto gli imprevisti ( se vuoi approfondisco il tema qui);
  • non pianificare la pause tra le attività in elenco;
  • non fare subito una cosa che richiede pochi minuti di tempo: se devi rispondere ad una mail, che senso ha metterlo in lista se ci impieghi 60 secondi?
  • copiare le liste su più app/supporti: non serve a nulla e perdi tempo, devi scegliere un solo tool o un’agenda;
  • non saper delegare, se hai infinite liste e non hai tempo di fare tutto.

To do list online e app

Per le tecnologiche ecco una carrellata di app e to do list online già testate che ritengo valide. Il solito consiglio che do in queste occasioni è quello di provarle per qualche giorno e scegliere poi quella più adatta alla propria persona.

  • Todoist: per inserire scadenze, priorità, promemoria, ecc. E’ gratis;
  • Evernote: chi non lo conosce? Ne ho parlato anche qui, dove elenco i tool principali che dovresti conoscere;
  • Wunderlist: organizza e condividi le tue cose da fare, lavoro, generi alimentari, film e liste di famiglia;
  • Remember the milk: carina la mucca! Applicazione che si integra con Gmail, Google Calendar, Twitter ed i principali programmi di Messanging permettendoti di inserire nuove attività e ricevere notifiche per le attività in scadenza;
  • Nowdothis: applicazione minismalista, tutto bianco, nessuna distrazione;
  • KanbanFlow: combina tecnica kanban, tracciamento del tempo e tecnica del pomodoro, il massimo della produttività;
  • Google calendar: forse il migliore per me fino ad ora e che credo tu conosca.

Ne esistono di ogni genere, per computer, smartphone o tablet, devi sperimentare come detto. Alcune app tendono a gamificare i compiti: ottieni dei punti ogni volta che porti a termine i task, credo forse un po troppo stressante.

Se ami la carta

La carta ha sempre il suo fascino, certo è importante non abusarne e avere sempre un pensiero per tutti gli alberi rimasti nel mondo. Ma esistono anche agende con carta riciclata, un po più costose ma di grande fascino. Io che sono un’assistente virtuale che lavorando da remoto per il 90% del tempo, ha “sposato” un modo green di lavorare. Uso pochissimo l’automobile quindi non inquino, non stampo quasi mai documenti, ma purtroppo ogni tanto cedo ad una bella agenda, è il mio punto debole, infatti sto sempre alla larga da cartolibrerie.

Per le agende libero sfogo alla fantasia, e ce n’è per tutte le tasche. Moleskine per un budget più alto, vai da Tiger se vuoi qualcosa di più economico e colorato. A me scrivere su carta, soprattutto gli obiettivi, da un enorme beneficio. Ho trovato questo interessante articolo che spiega perché scrivere liste, soprattutto per noi donne, ha uno scopo rilassante: “…bisogno tipicamente femminile di voler avere tutto sotto controllo per sedare l’ansia e il nervosismo, che emergono quando una donna sente di essere sopraffatta dalle cose da fare”.

Mi piacerebbe sapere il tuo parere. Usi le liste, come le organizzi? Oppure non ti piacciono? Fammelo sapere nei commenti.

Scovo sempre tool ed app utili per le tue to do list, se vuoi restare aggiornata, seguimi su Facebook sulla mia pagina!

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