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Come poter organizzare al meglio il tuo lavoro online? Che tu sia un freelance, o sei un libero professionista che lavora sul web e coordina gruppi di lavoro, qui di seguito potresti scoprire un tool che non conoscevi. Quando ho iniziato a lavorare online non ero organizzatissima e a volte perdevo molto tempo a cercare “come si fa a…“.
Fortunatamente nel tempo, un po la ricerca mirata, un po le guide di esperti o i gruppi sui social, sono riuscita a crearmi una mia scrematura dei tool più importanti e utili, che ti svelerò.
Alcuni sono stati poi eliminati nel corso dei mesi perché non efficaci per il mio modo di lavorare, che tengo a precisarlo, rimane sempre molto personale. Un sistema che va bene per Tizio può non essere utile a Caio. Vi segnalo quindi gli strumenti che credo, secondo la mia esperienza personale, possono essere considerati gli strumenti base per iniziare, se lavori sul web, o anche se il tuo business prevede una minima presenza sui social.
Ho pensato di dividerli in aree per per renderti più semplice la lettura, cosi che puoi direttamente andare nell’area specifica di lavoro.

Gestione social

Gestisci i social dei tuoi clienti, o al momento solo i tuoi canali professionali? In entrambi i casi, ti consiglio questi strumenti che ti servono per programmare i post da pubblicare durante la settimana. Evita di farlo giorno per giorno, programma un calendario editoriale, anche se riguarda solo la promozione del tuo business. Ti aiuterà a dare un senso ai tuoi post e a risparmiare tempo, dedicando solo una parte del mese a programmare gli interventi.
  • Buffer: programmare post sui social network;
  • PostPickr: italiano, simile a Buffer, è gratuito solo per 1 account e 4 social;
  • Chatfuel: per creare chat bot per Facebook messenger;
  • Planoly: solo per programmare post Instagram.

Grafica

Bene ora che sai dove programmare i post, devi crearli. Non sei un grafico? Be, nemmeno io, e questi strumenti ti possono aiutare a creare delle grafiche molto carine e di buona qualità, senza avere conoscenze tecniche.
  • Canva: per creare delle grafiche online gratis, di buona qualità senza essere grafici. E’ gratuito e puoi salvare i tuoi progetti, registrandoti;
  • Giphy: per creare delle Gif animate utili per comunicazioni originali sui tuoi social;
  • Picktochart – per le infografiche, presentazioni o poster;
  • Tinypng.com – per ridurre peso immagini, prima di caricarle sul blog per esempio.

Produttività/organizzazione

Se il tuo lavoro prevede che ti interfacci con altri professionisti o coordini un team per dei progetti, importanti tool di project management semplici, sono:
  • Trello: hai una bacheca virtuale, come se fosse una lavagna, dove puoi inserire i tuoi task e mettere delle etichette personalizzate. Puoi aprire l’account gratuitamente e organizzare attività della tua vita personale o professionale. Per lavoro è utile per condividere compiti con un team di persone;
  • Asana: questo invece è strutturato in liste. Scegliere Trello o Asana è del tutto personale, ti consiglio di testarli;
  • Lastpass: per condividere account dei tuoi clienti, senza conoscere le password e navigare in tutta sicurezza e privacy, una tutela per entrambi;
  • Toggl: quanto tempo passi al computer a fare una determinata cosa? Usare toggl per registrare il tempo e capire in quale area migliorare o quale delegare. Lo puoi integrare con Asana o Trello;
  • Google calendar: basta avere un account gmail, ed usare l’agenda elettronica del calendario per segnare tutti i tuoi impegni. Ottimo per segnare “al volo” appuntamenti con lo smartphone mentre sei in giro.

Video editing

Ti potrebbe capitare di dover creare dei video promozionali per te o per qualcun altro. Ti consiglio per l’editing:
  • Lumen5:  utile per editing video. Un plus: creare video slideshow da pagine web;
  • Adobe creative cloud: qui le  app migliori al mondo per progettazione, fotografia, video e sviluppo web.

Contenuti

Sei sempre in giro e ti tieni aggiornato leggendo news e approfondimenti online. Ma dove salvare tutte queste informazioni? Io uso:
  • Pocket: utile per salvare i contenuti che trovi in rete interessanti, salvi su qualsiasi dispositivo;
  • Evernote: puoi utilizzarlo per copiare appunti se trovi sul web delle informazioni o articoli utili, che magari vuoi leggere in un secondo momento;
  • Slideshare power point: condivisione di slide in power point da tutto il mondo;
  • Spidwit: non sai cosa pubblicare sui social? Iscriviti gratis e ti arriveranno contenuti suggeriti che puoi pubblicare.

Video chiamate

  • Skype: software per chiamate e video chiamate gratuite;
  • Google hangout: messaggistica instantanea di google, basta avere una gmail.

Condivisione e organizzazione docs

  • OpenOffice: suite di programmi di ufficio (word, excel,ecc) compatibile con Microsoft;
  • Google Drive: per creare backup in tutta sicurezza, dei tuoi documenti;
  • DropBox: un altro posto per conservare i tuoi preziosi file e condividerli con un team.
Questi sono solo alcuni dei principali tool che puoi segnarti per lavorare online, in modo ordinato e professionale. Sono tutti strumenti semplici, il più gratuiti, e sono i basici. Ovviamente non sono gli unici, ne puoi trovare a centinaia, e sono in continuo divenire. Ti conviene provarli e se non sono compatibili con il tuo modo di lavorare, cambiali, cercane altri simili ma che hanno quella funzione in più che ti occorre. Se quelli gratuiti non vanno bene, prova ad acquistare la versione a pagamento, a volte pochi euro in più all’anno fanno la differenza per organizzare al meglio il proprio lavoro e la propria produttività.
Per tenermi aggiornata dedico sempre una mezz’ora a settimana per cercare altri strumenti. Leggo spesso  toolperstartup  ricca di info e spunti e altri specialisti del settore.
Quale è lo strumento di cui te non puoi fare a meno per il tuo lavoro?

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