La parola che sento più spesso da clienti o amiche è: tempo.

Non ho tempo.

Scusa non ho avuto tempo.

Mi è mancato il tempo.

Non ho finito in tempo.

Appena ho tempo…

Te lo dico subito, la penso così: sia nel business che nella vita privata è una questione di priorità, per le cose che ci interessano veramente, il tempo lo troviamo, perché lo “rosicchiamo” da altre parti.

Ultimamente riesco a frequentare la palestra 2 volte la settimana, che non è molto per raggiungere il mio obiettivo di perdita di peso, ma lo è abbastanza per non sentirmi in colpa. Ecco, la mia priorità è sentirmi meno in colpa e lamentarmi di meno.

Cosa ha a che fare questo con la gestione del tempo? Molto, perché come ho appena scritto, credo sia una questione di priorità. Oltre la motivazione occorrono abitudini, strumenti, supporto di colleghe e amici e qualche trucchetto, te ne voglio dare qualcuno.

I 13 esercizi pratici per la gestione del tempo

Primo: il tempo è scarso

Non ho detto nulla di nuovo, ma a volte non ce lo ricordiamo, il tempo è la tua risorsa più preziosa e più scarsa. Altro che soldi, il tempo è la vera ricchezza. Pensalo come vuoi: in un giorno 24 ore? In un giorno 1.440 minuti?

Mi piace pensare la giornata come 1.440 possibili cose che posso fare. E non mi piace sprecare il tempo. Vedere la giornata come 1.440 minuti di potenziale successo aiuta a concentrarsi su compiti essenziali, riconoscendo il tempo come il bene più prezioso. 

Il secondo trucchetto: mangia quella rana

Fai la cosa “più rognosa” o la più importante della giornata e falla subito.

Si rifà a una citazione di Mark Twain. Le persone di successo si concentrano sulla loro massima priorità, obiettivi a lungo termine e identificano obiettivi significativi e specifici a breve termine che devono raggiungere per primi.

Il terzo: il lavoro dal tuo calendario 

Qui dipende da come sei tu. Non per tutte le persone fare delle lunghe liste è produttivo. Anzi eliminare un task da un elenco di cose da fare crea solo stress. I CEO di maggior successo si affidano a calendari rigorosamente programmati che consentono di concentrarsi sulle attività più importanti. Quindi affidati al buon senso e al calendario, magari settimanale.

Batti la procrastinazione

Il quarto trucchetto: superare la procrastinazione

Mi capita spesso, quando sono giù di corda o ho poca energia. Scelgo le attività più semplici o quelle in cui riesco meglio. Invece di ritardare a fare la cosa più difficile, falla ora.

 Il quinto: ci sarà sempre altro da fare. 

Non sentirti sempre responsabile di qualcuno o qualcosa, abbiamo tutti dei limiti, bisogna accettarlo. Quando hai finito tutto, rilassati, tanto ci sarà sempre altro da fare.

In sesto luogo: porta sempre con te un quaderno.

Conosci Richard Branson? Il fondatore della Virgin records. Ecco, i milionari, attribuiscono il loro successo nel tenere un quaderno a portata di mano. Magari già lo fai, usi un’app, o i messaggi vocali. Ma pare che annotare pensieri vaganti, scriverli appunto, aiuti il cervello ad elaborarle, proprio perché scritte.

Settimo, controlla, poco, la tua casella di posta.

Usa il sistema tre, due, uno, zero per mantenere la posta elettronica al suo posto. Tre volte al giorno, passa 21 minuti a rivedere i tuoi messaggi. Il tuo obiettivo è una casella di posta in arrivo senza nuova e-mail. Per ogni email, decidi se devi lavorarci immediatamente, inseriscilo nel tuo calendario per le azioni successive, delegalo o archiviale. Qui ti spiego come fare.

L’ottavo: partecipa alle riunioni solo se necessario 

Molti imprenditori usano una breve conversazione quotidiana come un modo più efficiente e unificante per far muovere e motivare, il proprio team. Ogni impegno del proprio tempo, se non estremamente necessario, può comportare la perdita di altre opportunità. 

Nono: segui il potente principio di Pareto

Il principio sostiene che il 20% dello sforzo rappresenta l’80% dei risultati. Gli aspiranti miliardari applicano questo principio economico per identificare i modi più efficienti per implementare le loro eccezionali capacità o per completare compiti importanti. 

Decimo: concentrati sui tuoi punti di forza e le tue passioni

Si non è semplice per niente. Quello che non ti piace o che non sai fare, delegalo. L’esternalizzazione di lavori più semplici consente di liberare tempo ed energie mentali per concentrarsi su obiettivi significativi. 

Muoviti rapidamente

Undicesimo: se riesci a svolgere un’attività in meno di cinque minuti, fallo immediatamente.

Completa all’istante tutto ciò che puoi gestire in pochi minuti. Inutile prendere l’agenda e scrivere di farla, l’avresti già fatto.

Sposta attività che richiedono tempo nel tuo calendario. Crea intervalli di tempo settimanali per gestire le attività di routine.

Dodicesimo: usa le prime ore del mattino per rafforzare mente, corpo e spirito.

La maggior parte degli imprenditori abbraccia una routine mattutina per rigenerare fisicamente e mentalmente con molta acqua, cibo sano ed esercizio fisico. Ti ho parlato della mia qui.

Tredicesimo: abbi energia a sufficienza

Trascorrere più tempo sul lavoro non garantisce risultati migliori. La capacità del cervello di elaborare i dati in modo efficiente vacilla durante il giorno. Le frequenti pause per l’acqua, gli spuntini nutrienti e l’esercizio leggero ringiovaniscono la mente e incoraggiano una maggiore produttività. Prenditi abbastanza tempo morto per costruire energia.

Se riuscissi ad applicare solo la metà di queste tecniche potresti avere un po più di tempo a settimana. Cosa potresti fartene di qualche ora in più? Leggi qui un vecchio post.

Offro spesso consigli utili sulla gestione del tempo, soprattutto per donne freelance e libere professioniste, frutto di continui scambi ed opinioni. Se ti va di leggerli in anteprima, iscriviti alla mia newsletter mensile.