Possiamo paragonare la posta elettronica a quella fisica? Per alcuni versi si. Eliminare tutte le email nel tuo computer è uguale al tuo obiettivo di leggere tutta la posta fisica. Portare a 0 l’inbox, che significa completamente vuoto, almeno una volta alla settimana non è un compito impossibile, e ho già risposto alla domanda nel titolo.

L’Inbox Zero è un metodo di gestire le nostre e-mail proposto per la prima volta dall’esperto di produttività Merlin Mann, il cui obiettivo era far capire come arrivare ad una casella di posta totalmente vuota.

Per Mann, ogni messaggio può essere preso in carica attraverso massimo 5 azioni:

  • cancellare,
  • delegare,
  • rispondere,
  • posporre,
  • eseguire.

Detto così sembra facile, ma non voglio qui farti il riassunto della sua teoria, altrimenti basterebbe poco. Ti dico la mia, su come utilizzo io alcuni comportamenti riguardo il mio account, specificatamente gmail.

Alcune persone mantengono le e-mail nella loro casella di posta come promemoria delle cose che devono fare, elementi non risolti. Alcuni tengono l’e-mail nella loro casella di posta perché sono preoccupati di perderle. Altre persone lasciano le e-mail non lette o in grassetto per ricordarsi che non hanno ancora risposto. Queste abitudini danneggiano la propria attenzione perché quando scansioniamo con gli occhi l’elenco di 100 e-mail, ci scoraggiamo e aumenta il senso di colpa durante la giornata. Portare la posta in arrivo a 0, ti aiuterà a rimanere concentrato durante il lavoro e a ridurre lo stress in generale. Organizzare lo spazio fisico e virtuale è il primo passo della produttività.

Perché a zero? Esempio con Gmail

Raggiungere 0 settimanalmente è possibile e ti mostrerò come elaborare e archiviare e-mail già lavorate, via rapidamente e facilmente. Per farlo ti parlerò di Gmail.


Impostazione di una cartella dell’archivio

Dobbiamo impostare un metodo molto semplice e veloce per archiviare la posta elettronica. Se ricevi molte email, come me, troverai il concetto di archiviare le email un po intimidatorio. C’è stato un giorno in cui avrai creato cartelle separate e messo le e-mail nelle loro cartelle separate, classificando le cose meticolosamente. Tuttavia, ogni popolare programma di posta elettronica include motori di ricerca potenti ed efficaci. Quindi in realtà non è necessario sotto categorizzare le e-mail elaborate. Rendiamolo il più semplice possibile.

Tutto quello che devi fare è utilizzare una cartella e-mail chiamata Archive. Gmail lo include automaticamente. Se stai evidenziando un messaggio di posta elettronica e fai clic sul pulsante di archiviazione, questo si sposterà dalla tua casella di posta, ma sarà comunque disponibile per la ricerca. Altri programmi di posta elettronica, come Outlook, richiedono solo un ulteriore passaggio. Ad esempio, in Outlook, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse su cartelle personali, selezionare una nuova cartella e denominarla Archivia. I motori di ricerca e-mail ti consentono di trovare rapidamente e facilmente le e-mail con una semplice ricerca di testo o una ricerca più avanzata per data di invio, mittente o oggetto. Quando si tratta di archiviare le e-mail, fatelo in modo semplice. Usa una singola cartella per tutto ciò che elabori. Basta buttarlo in quell’archivio. Quindi lascia che i motori di ricerca interni facciano il lavoro.

Creazione di regole o filtri

I filtri o le regole e-mail sono funzioni automatiche che gestiscono determinate e-mail quando arrivano. L’esempio più semplice che posso farti visto che sono appassionata di concorsi online e gli omaggi (infatti ho scritto recentemente un articolo sui giveaway) è il filtro che ho per i coupon. Molte persone hanno paura di iscriversi ai siti web che promettono omaggi oppure iscrizione a concorsi online, perché sono preoccupati che intaserà la loro casella di posta elettronica o non si fidano. Ti mostrerò cosa faccio e perché mi iscrivo a ogni sito che regala coupon.

Esempio: mi iscrivo ad un sito web di una nota casa editrice, che regala con l’acquisto un omaggio o ti manda gli sconti in alcuni periodi. Mi piace questo marchio e vorrei essere in grado di ottenere sconti da usare regolarmente. Quindi, quello che farò su questa e-mail, è che farò clic sul menu a discesa sull’e-mail e selezionerò Filtra messaggi come questo. Posso anche creare filtri evidenziando un’email e facendo clic sul pulsante Altro. Vedrai una finestra pop-up in cui posso creare un’ampia varietà di regole diverse per un’e-mail. Se ricevo un’e-mail da un determinato indirizzo e-mail, se viene inviata a un determinato account e-mail, se contiene determinate parole nell’oggetto e così via. Ci sono opzioni più avanzate.

Le etichette

Ora voglio applicare un’etichetta. Qui va bene creare una nuova etichetta, o se stai usando un programma diverso da Gmail, una nuova cartella diversa da Archivio. Lo farò per un motivo: si tratta di archiviazione automatica. Non richiede sforzi futuri da parte mia. Inoltre, l’utilizzo di una cartella preordinata separata mi fa risparmiare tempo, rendendo più semplice la ricerca di queste e-mail basate su regole quando ne ho più bisogno. Quindi, creerò un’etichetta chiamata Omaggi. Controllerò anche Applica filtro ai messaggi corrispondenti per assicurarmi che rilevi tutto ciò che potrebbe essere nella mia posta in arrivo, quindi fare clic su Crea filtro. Cerca nella posta in arrivo, archivia tutti i messaggi applicabili e applica l’etichetta Coupon che ho creato. Questo mi rende molto, molto facile per me in futuro se dovessi mai comprare qualcosa. Posso semplicemente fare clic sulla cartella Omaggi, oppure posso cercare l’e-mail dall’azienda pizza e trovarla molto rapidamente per ottenere gli sconti o le migliori offerte. Puoi applicare questo stesso tipo di regole per tutti i tipi di email informative che ricevi, come newsletter.

I filtri e le regole, se usati correttamente, possono farti risparmiare tempo prezioso e semplificare ulteriormente l’elaborazione. Step per l’elaborazione di filtro di una newsletter:

  • ricevo la newsletter, mi chiederò: qual è il prossimo passo?
  • il prossimo passo è creare la regola
  • E dove deve andare l’email? Rispondiamo creando un filtro. Faccio clic su Altro e seleziono Filtro messaggi. Creo il filtro Salta la posta in arrivo
  • creerò un’etichetta chiamata “Newsletter”. Selezionerò Applica filtro anche ai messaggi corrispondenti. Fai clic su Crea filtro e lì Ho creato il filtro.

Altro esempio:

  • Ecco un’email di una cliente che mi chiede se posso partecipare a un appuntamento da remoto in video call la prossima settimana.
  • qual è il prossimo passo? Il prossimo passo è controllare il mio calendario e vedere se sono disponibile.
  • Posso controllare il mio calendario in cinque minuti o meno, quindi apro il mio calendario e dai un’occhiata. Il tempo che ha suggerito non va bene per me, ho un conflitto con un altro appuntamento.
  • Quindi devo riavviare il sistema di elaborazione. Qual è il prossimo passo? Invia una risposta a lei proponendo un nuovo orario. Quando lo faccio? Subito, può essere fatto ora perché può essere fatto in cinque minuti o meno. Quando avrò finito, lo metterò nell’archivio.
  • Quindi, invio una risposta dicendo: “Ecco il giorno in cui sarò disponibile”. E poi premo Invia, e ora ho finito con quell’email, quindi faccio clic su Archivia. A proposito, c’è anche un pulsante Invia e archivia in Gmail, che è una pratica opzione per ridurre i clic.

Elaborazione e-mail vs. controllo

Esercitati. Hai davanti la tua inbox, dovresti trascorrere almeno un’ora a elaborare le tue e-mail. Se dopo un’ora avrai ancora molte e-mail non elaborate, sarà necessario pianificare i tempi supplementari. Ricorda che durante il tempo di elaborazione il tuo obiettivo è portare a zero la posta in arrivo, vuota, almeno una volta alla settimana. In genere, programmando un’ora per 100 e-mail non lavorate è possibile rimuovere gradualmente la pila. Quindi, se hai 500 e-mail nella posta in arrivo, probabilmente dovrai pianificare altre cinque ore di elaborazione della posta. Potrebbe volerci meno di quel tempo, ma è sempre meglio sopravvalutare il tempo necessario. Per inciso, se hai più di 1.000 e-mail nella tua casella di posta, ti consiglio di delegare questa attività, magari ad un’assistente virtuale come me. Potrebbe essere un’attività che ti fa perdere molto tempo, ho scritto un articolo su come risparmiare 10 ore a settimana.

Pianifica quando controllare giornalmente

Cosa succede se ritieni di dover controllare la tua posta elettronica più spesso? Il controllo dell’email è leggermente diverso. Diciamo che sono passate alcune ore da quando hai elaborato e hai accumulato nuove e-mail. Dovresti avere un orario regolarmente programmato per controllare la tua e-mail, forse 15 minuti due volte al giorno, diciamo per esempio a mezzogiorno e alle 17,30. Per inciso: non farlo mai come prima cosa al mattino perché se ti sei messa in agenda in ordine di priorità alcune cose da fare, trovarti delle email a cui pensi di dover rispondere subito potrebbe farti perdere la bussola.

Non essere maniaca del controllo

Durante questo periodo di controllo, analizzerai semplicemente le e-mail e ti farai una domanda: questo può attendere fino al tempo di elaborazione pianificato?Se no, elaboro l’e-mail. In breve, va bene controllare la posta elettronica e va bene elaborare la posta urgente. Tuttavia, fai attenzione a non controllare continuamente la posta elettronica, altrimenti ti ritroverai in un’abitudine molto inefficiente di switch-tasking. Invece di lasciare aperta la finestra della tua e-mail tutto il giorno, controlla regolarmente la tua e-mail. I tempi e la frequenza specifici non contano, purché siano programmati. Il programma dipende molto dalla descrizione del tuo lavoro e dal settore in cui ti trovi certo. Se hai difficoltà a trovare il programma di controllo che funzionerà, direi tre volte al giorno per iniziare: inizio giornata, metà del giorno e fine del giorno. Pianifica solo circa 15 minuti per ogni ora di controllo. Questo ti costringerà a gestire solo le questioni urgenti, solo quelle che devono essere affrontate oggi, e ti farà prendere l’abitudine di rimandare qualsiasi altra cosa fino al tempo di elaborazione regolarmente programmato.

Delega questa attività

Come ti ho accennato, se questa attività ti porta via troppo tempo, puoi delegarla: chiedimi info su come posso aiutarti a liberare un po del tuo prezioso tempo.

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