Dove tieni i documenti? Organizza lo spazio fisico e virtuale

Dove tieni i documenti più importanti? Avere uno spazio preciso dove si tiene tutto ciò che è prioritario per il lavoro, è estremamente importante. Se i documenti non hanno uno specifico posto, significa che non hai ancora deciso chiaramente cosa farne. Per questo ti consiglio un mio metodo, a cui ti puoi ispirare per crearne uno tuo successivamente. Ho deciso di approfondire l’argomento dopo un paio di quesiti proprio sul fatto che ci perdano molti documenti, dopo la pubblicazione dell’articolo “6 consigli per lavorare bene senza fissa postazione”.

5 punti dove raccogliere file e documenti

Al fine di gestire il tempo in modo efficace e ridurre il numero di scambi di documenti, file e quant’altro, che avvengono durante la giornata, è necessario cercare di avere massimo 5 posti dove tieni i documenti più importanti. Quando parlo di documenti intendo sia quelli digitali che cartacei, a seconda di che tipo di attività svolgi. Consiglio sempre backup ed eliminare al massimo l’uso della carta se possibile.

Tornando allo spazio, ecco 5 posti dove puoi tenere tutto sotto controllo:

1. Il primo è la posta in arrivo fisica. E’ il luogo in cui dovrebbe andare tutto ciò che è fisico, cartaceo e non elaborato. Carte, ricevute, riviste, libri, ecc. Poiché non vuoi mai che sia troppo pieno, ti consiglio di avere un contenitore ragionevolmente grande. Potrebbe andare bene un portariviste o un cassetto.
2. Abbiamo poi il blocco note. I blocchi note possono essere digitali o cartacei in una varietà di forme e dimensioni. Usa qualsiasi mezzo e forma che funziona meglio per te. I blocchi note sono unici in quanto avrai una combinazione di elementi di azione non elaborati con solo note generali.
3. Terzo punto è una casella di posta elettronica. Potresti avere più account e-mail; tuttavia, vogliamo che tutti vadano in un’unica casella di posta, questo farà risparmiare tempo dal dover controllare molti account diversi. Se non lo hai ancora fatto, leggi questa guida e provvedi.
4. Raccoglitori per documenti importanti: potrebbe esserci qui tutta la documentazione relativa alla tua attività (P.IVA, camerale, ecc) o mandato al tuo commercialisti, ecc. Sebbene consigli vivamente di avere tutto in digitale, qualche documento vive ancora sulla carta ed è bene tenerne le copie importanti.
5. File e cartelle sul computer: inutile dire che cartelle e sottocartelle vanno nominate in un certo modo per essere trovate dubito, ed è preferibile non lasciarla sul desktop. Ricordati di fare “pulizie” con una certa regolarità.

Ottenere il massimo da un blocco note

Al secondo punto ho nominato il blocco note, che è il luogo di raccolta flessibile che puoi portare con te ovunque tu vada per annotare idee, note ed altro, anche disegni. Il blocco note è unico in quanto combina alcune delle note scritte a mano senza alcuna azione diretta richiesta con altri elementi di azioni concrete che devono essere elaborati.

Esistono due opzioni principali: digitale e cartaceo. Molti tablet o smartphone consentono note scritte a mano o digitate rapidamente in un programma di blocco note. Ad esempio, attualmente sto usando Evernote per raccogliere appunti scritti a mano, scattare foto o registrare voci o appunti scritti per me. Assicurati solo che qualunque cosa tu utilizzi si sincronizzi su tutti i dispositivi. È bello perché puoi portarlo facilmente con te in tasca ovunque tu vada, visto che è nel tuo smartphone.

Best practice per la raccolta di elementi nel blocco note

• Numero uno: non elaborare, assicurati di indicare chiaramente gli elementi dell’azione. Separali dalle sole note generali usando una sorta di simbolo.
• La seconda best practice: quando torni nel tuo ufficio, se stai usando un blocco note di carta, strappa tutte le pagine e porta il blocco note in bianco, trascrivendo appunti importanti nel luogo idoneo. Quindi, metti tutte quelle pagine nella posta in arrivo. Questo ti rende facile non dover ricordare di tornare indietro e guardare attraverso il blocco note per trovare tutti quegli elementi di azione. Questa pratica ti dà una tabula rasa ogni giorno.
• se si utilizza un blocco note digitale, per spostare gli elementi dopo che sono stati elaborati in una cartella di archivio separata. Elaborali nello stesso modo in cui invieresti le e-mail. Prenditi un momento e decidi che tipo di blocco note porterai con te ovunque tu vada.

Usare più account e-mail

L’e-mail è diventata parte della nostra vita quotidiana, soprattutto al lavoro. Ti consiglio di avere solo una casella di posta elettronica per lavoro, al massimo due se vuoi dedicarne una solamente per le newsletter come faccio io. Se si dispone di più account di posta elettronica, ad esempio un account Gmail e un account aziendale, indipendentemente dal numero di account che si desidera, devono essere inseriti tutti in un’unica casella di posta elettronica. Gestendo tutte le tue e-mail in un unico punto ti ritroverai a prendere le decisioni più velocemente e più facilmente.

Inoltre, tieni presente che la maggior parte dei programmi di posta elettronica ti offre la flessibilità di poter rispondere a un’email utilizzando l’account a cui è stato inviato. Puoi anche avere firme separate che si spengono automaticamente a seconda dell’account che stai utilizzando. Prenditi un momento adesso e considera tutti i diversi account di posta elettronica che hai, quindi decidi quale programma di posta elettronica centrale utilizzerai per gestire tutta quella posta in futuro.

Separare il lavoro

Dopo aver stabilito dove tenere tutti i documenti e file di lavoro, viene spontanea una domanda:

“Dovrei separare i posti di lavoro e quelli di raccolta personale?” “Dovrei avere una casella di posta personale e una casella di lavoro?”

La frase chiave è “se possibile“, perché per alcune persone non è pratico per loro combinare lavoro e personale in un unico spazio. Una casella di posta fisica, ad esempio, funziona bene sia per il personale che per il lavoro se lavori da un ufficio a casa, ma se devi recarti al lavoro e avere un sacco di cose irrisolte a casa, probabilmente avrai una casella di posta personale anche a casa.

Mantenere separati i luoghi di conservazione dei documenti aumenterà la tua efficienza. Ridurrà i tuoi errori e ridurrà i livelli di stress.

Il prossimo passo per controllare il tuo spazio

Ti consiglio di non agire finché non avrai identificato chiaramente gli spazi idonei ai tuoi documenti. Dopo averlo fatto, sei pronta per passare al passaggio successivo e implementare questo metodo per l’uso quotidiano.

La prossima volta che sei tentata di scrivere una nota sul retro della lista della spesa, spendi invece due secondi in più e fallo sull’agenda o sull’app dedicata. Questo non solo ridurrà il disordine in generale, ma ti aiuterà a rimanere più concentrata e più produttiva.

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