Fai una pausa per un momento e rifletti su questa domanda. Se avessi altre due ore in più ogni giorno lavorativo, cosa ne faresti?
- Andresti in palestra?
- Staresti con i tuoi familiari?
- Ti metteresti alla ricerca di altri clienti?
- Ti rimetteresti a scrivere quel libro iniziato 4 anni fa?
- Semplicemente delle passeggiate o un caffè con le amiche?
Trova la motivazione
Come avere queste ore in più, si comprano?
Magari, purtroppo no. Ma puoi lavorarci.
Uno degli elementi più difficili per diventare più produttivi e padroneggiare la gestione del tempo è avere una forte motivazione e rigore nell’eseguire i task. Tornando alla domanda iniziale: se avessi altre 10 ore settimanali, come passeresti il tempo? La risposta è la motivazione vera, la visione del futuro. Scrivi la tua risposta su un foglio, mettilo in un posto ben visibile dove puoi vederlo. Spoiler: questo sotto è il mio.
Affronta il mito del multi tasking
Affrontiamo il mito del multi tasking prima di approfondire la gestione del tempo. Quando le persone pensano di essere multi tasking, molto spesso invece, ciò che stanno facendo è cambiare attività, fanno lo switch tasking, ossia si verifica quando si tenta di eseguire più attenzioni che richiedono attività contemporaneamente. Lo switch tasking è un cattivo consigliere, ladro di tempo e della tua sanità mentale. Ho trovato interessante la riceca sul tema in questo articolo della American Psychological Association.
Il cervello è fisicamente incapace di gestire più attività attive contemporaneamente. No, non sto parlando di fare qualcosa di attivo mentre in sottofondo accade qualcosa di insensato o banale, come fare la cyclette mentre si guarda la TV.
Tre effetti dello switch tasking
Quando qualcuno pensa di essere multi tasking, quello che spesso fa invece passa rapidamente da un’attività all’altra. Questo non è multi tasking, è switch tasking: quando si cambia attività, aumenta il tempo necessario per completare le cose.
Ti faccio un breve esempio. Una volta ho lavorato con un’imprenditrice e le ho chiesto di raccontarmi quando era in modalità multi tasking cosa faceva. Descrisse una particolare situazione in cui stava facendo tre cose contemporaneamente: scriveva un’email con un’offerta ad un cliente, parlava con la sua socia e parlava al telefono. Ha trascorso un’ora a fare tutte e tre queste cose insieme, fino a quando la persona al telefono non le ha chiesto di fermarsi perché aveva capito di non avere la giusta attenzione. Quando finalmente, uscì dalla stanza e si concentrò sulla telefonata, le ci vollero sei minuti. Tornò a parlare con la sua socia su una questione, ci vollero tre minuti. Si sedette e finì di scrivere l’e-mail, le ci vollero altri tre minuti. In breve, quando ha provato a fare tutte e tre le cose contemporaneamente, le ci è voluta un’ora e non ha finito nulla bene. Ma quando li ha fatti uno alla volta, le ci sono voluti meno di 15 minuti e li ha completati tutti con successo.
Ogni volta che vedi persone molto competenti che commettono errori abbastanza evidenti, è quasi sempre un sintomo di commutazione, non di incompetenza. E l’effetto finale dello switch tasking è il suo impatto sui livelli di stress. Ogni volta che si introduce lo switch tasking, anche un semplice elenco di attività diventa altamente stressante. Anche con così tanti dispositivi che fanno risparmiare tempo, siamo più stressate e più affamati di tempo di quanto non siamo mai stati nella storia del mondo. Ciò è dovuto in gran parte all’accettazione culturale del multi tasking.
I tre effetti del switch tasking, quello che la maggior parte delle persone fanno quando pensano di essere multitasking, sono:
- la quantità di tempo necessaria per completare le cose aumenta,
- la qualità del lavoro che fai diminuisce
- i livelli di stress aumentano.
Spazio, mente, tempo: i 3 pilastri della produttività
Per aiutarti a concentrarti e trovare più tempo, oltre ad evitare il multi tasking, ci sono tre aree chiave da tenere in considerazioe: spazio, mente e tempo. Il primo principio fondamentale della gestione del tempo è lo spazio che significa il tuo spazio di lavoro, gli elementi fisici che ti circondano. Quanto bene stai usando quello spazio fisico che hai?
Lo spazio
Bisogna porre attenzione a dove metti le cose: pile di carta, cassetti pieni di oggetti vari, persino casella di posta elettronica piena, casella di posta vocale e ricevute riposte nelle tasche dei pantaloni. Meno posti affollati di documenti e varie, ti aiuteranno a riguadagnare secchi di tempo nel cercare le cose. Ne ho parlato mercoledì scorso in questo articolo.
La mente: evita gli switch
Il secondo principio fondamentale è la tua mente. In particolare, mantieni la mente chiara. Pensa all’ultima ora. Quante volte ti sei interrotta quando ti è venuto in mente un nuovo pensiero? Ognuna di queste piccole auto interruzioni è stata un interruttore e gli interruttori, ricorda, faranno sì che le cose impieghino più tempo, causino più errori e aumentino i livelli di stress. Una mente piena di cose da fare e di azione è costantemente in uno stato di cambiamento. Questo è terribilmente inefficiente e molto stressante. Ho anche visto persone che non dormono bene perché vanno a letto la sera pensando a tutte le cose che devono fare e si svegliano al mattino pensando a tutte le cose che devono fare (anche io).
Il tempo prezioso
Il terzo e ultimo principio riguarda il tempo stesso, in particolare, concentrando il tuo tempo su ciò che è più prezioso. Ci sono molte idee e opportunità che competono per il tuo tempo quotidiano. Coloro che sono più produttivi hanno imparato l’abilità di fare scelte consapevoli su dove focalizzeranno il loro tempo. Sono anche diventati abili nel creare confini che proteggono la loro attenzione.
Puoi fare lo stesso: inizia identificando tue attività più preziose e quindi creando un tempo massimo e minimo per trascorrere del tempo in quelle attività più preziose. Include anche tempi di inattività per assicurarsi di non andare mai oltre il budget. Concentrati sulle tue attività più preziose e risparmia tempo. Padroneggiando le tre fasi dello spazio, della mente e del tempo ti troverai meglio preparato per rimanere più produttiva e concentrata.
Delega: consiglio bonus
Nel mio blog troverai tanti articoli che parlano della delega: parte del mio lavoro di assistente virtuale ha come focus questo principio. La delega è l’arma in più per essere una professionista di successo. Non si può far tutto da sole, abbiamo visto l’importanza di sapere organizzare il tempo, lo spazio, la mente, di non cadere nella trappola del multi tasking.
Nel momento in cui il tuo business starà decollando, avrai sicuramente molte più cose da gestire, e per non rischiare di arrivare nel fine settimana stressata, oberata di lavoro e con il rischio di non essere riuscita a dare ai tuoi clienti un servizio/prodotto di qualità, potresti, anzi dovresti, chiedere una mano ad una risorsa esterna. Non precluderti il piacere di avere quelle ore in più per dedicarti alla tua famiglia e a te stessa. Io vorrei finire il mio libro nelle ore libere, tu?
Chiedimi delle info in più sull’assistenza virtuale, magari potrei esserti d’aiuto nella gestione del tuo business.
