Se sei il tipo di persona a cui piace fare tutto da sola piuttosto che delegare ad altri, potresti ripensarci perché la delega è una delle più importanti capacità gestionali delle persone di successo.
Non voglio parlarti qui dei vantaggi delle delega, ne ho parlato già qui, ma mi soffermo sul perché a volte fallisce la collaborazione, ancora prima di partire .
Partiamo dal tempo, quando delegare. Ci sono 2 momenti, secondo me, ottimali per iniziare a delegare. All’inizio di una nuova attività, perché in ogni start up ci sono tantissime cose da fare, e non sappiamo fare tutto: per fare un buon lavoro occorre avvalersi di professionisti. Oppure quando il nostro business online è avviato e stiamo crescendo, quindi aumenta il lavoro settimanale e non abbiamo più molto tempo per fare tutto (in pratica siamo messe alle strette).
Nel primo caso sorge un problema, perché ci sono passata: il budget. Essendo all’inizio è difficile avere una disponibilità economica tale da poterci permettere di avere subito dei collaboratori ai quali affidare parte dei nostri compiti quotidiani. Ecco che tendiamo a fare tutto da sole, anche a costo di risparmiare poche decine di euro per servizi che farebbero la differenza.
Nel secondo caso, aumentando il lavoro e possibilmente i ricavi, potremmo avvalerci di collaboratori ma tendiamo a fare comunque tutto da sole, credendoci “wonder woman”, perché pensiamo che possiamo farcela a fare tutto (e spesso ci riusciamo a scapito di far sparire la nostra vita sociale): di base non ci fidiamo molto degli altri.
Primo modo: stabilire fiducia
Il primo scoglio da superare è proprio la fiducia. Crediamo fermamente che “come la faccio io quella cosa non la può fare nessun altro” e poi “come faccio a sapere che farà il lavoro proprio come lo farei io?”. L’hai pensato vero? Puoi fidarti dell’intuito e puoi delegare a piccole dosi, questo può essere un inizio. Tieni conto che stiamo parlando di lavoro, non devi affidare questioni di vita o di morte, ma alleggerirti del carico quotidiano di task operativi.
Secondo modo: superare le 3 paure di delegare
Hai deciso finalmente che devi liberarti di alcune parti del tuo lavoro, compiti di routine che possono fare anche altri. Ma hai ancora paura. Di cosa? Di solito ci presentano queste 3 macro aree:
- paura di perdere il controllo;
- nessuno può fare il lavoro bene come lo faccio io;
- il processo di delega richiede troppo tempo.
Soluzioni
- se hai paura di perdere controllo, sappi che puoi “monitorare” il lavoro. Per esempio attraverso le bacheche condivise su strumenti di project management, come Trello, oppure all’inizio, chiedi di essere messa in copia ccn, alle mail indirizzate a clienti e fornitori, così da leggere le comunicazioni;
- spiega come fai di solito le cose tu. Poi apporta le modifiche necessarie al flusso di lavoro dell’assistente, cercando anche di accettare che lo stile dell’altra persona possa essere diverso, ma potrebbe anche essere un modo alternativo e veloce, di fare le cose;
- il tempo: be ovvio che se devi delegare un fattore che ti spinge a farlo è il poco tempo. Quindi hai paura che “stare dietro” ad una persona per spiegarle le cose, ti rallenti il lavoro. E’ un investimento anche il tempo, ne usi un po ora per averne di più dopo. Ecco perché è fondamentale scriversi tutti gli step dei nostri task, perché ce li ritroviamo al momento opportuno.
Terzo modo: descrivi gli step
Spesso, nello svolgere compiti che mi vengono affidati, manca sempre una componente che ricorre spesso: la spiegazione dell’esecuzione.
Se si vuole che una determinata attività sia fatta solo e unicamente in un certo modo, allora bisogna descrivere gli step che la persona delegata deve svolgere. Così non potranno esserci fraintendimenti, ma prima di delegarla dovresti aver impostato i flussi di lavoro, e averli messi per iscritto. Ho approfondito l’argomento qui.
Potresti dirmi “bè ho tutto nella mia testa“, (me lo dicono spesso) ma sarebbe sbagliato. In realtà un processo di delega ben strutturato prevede che ogni step della propria attività sia schematizzato, così da essere pronto per l’outsourcing in ogni momento. Anche l’attività più banale come rispondere alle email dei clienti, dovrebbe avere un suo template, per ridurre al minimo gli errori.
Allora comincia a preparare questi schemi piano piano, anche uno a settimana, in formato elettronico cosi da essere pronti per essere condivisi al momento opportuno.
Errore comune
L’errore che vedo più spesso è proprio la mancanza di istruzioni. Nel processo di delega sostanzialmente abbiamo:
- il mandato: cosa bisogna fare
- l’autonomia: ti ho affidato un compito, voglio che tu lo svolga.
Cosa manca? Mancherebbe “come va fatto“, tornando al punto precedente, ossia gli step da seguire per svolgere un compito, non perché il delegato non sia un essere pensante, ma perché nel monitoraggio il delegante può dire “avrei voluto che eseguissi questa cosa così“. OK? Invece di pensarlo solamente, perché non l’hai detto? Anche se credo che l’importante sia arrivare all’obiettivo, è giusto che ognuno abbia un suo metodo, e con la comunicazione giusta nell’affidare un compito, non posso esserci fraintendimenti.
Cosa delegare
Sta a te fare un’analisi di quello che preferisci demandare ad altri. Non deve essere una grande parte del tuo business, è come iniziare a correre 5 km al giorno, se non l’hai mai fatto, credimi, è veramente impossibile. Occorre farlo a piccole dosi. Vediamo cosa potresti delegare ad una collaboratrice:
- ci sono cose che forse non sai proprio fare, perché ostinarsi a fare tardi ogni sera per imparare a usare quella piattaforma o quello strumento, togliendo tempo al sonno e alla famiglia? Ne vale davvero la pena?
- fai delle cose e ti riescono bene, ma ci metti un’infinità di tempo! Quante consulenze in più potresti fare in quella giornata se le delegassi?
- è aumentato il tuo business, e ora invece di 50 email al giorno di richieste di informazioni dal tuo e-commerce, ne ricevi 300 e rispondi dopo 3 giorni. Il cliente sarà contento? Ti farà una buona pubblicità o comincerà a stancarsi?
Conclusioni
Se sei in una fase critica perché le giornate ti sembrano troppo corte per poter fare tutto, scegli di cominciare a far crescere il tuo business, delegando con fiducia e a piccole dosi, compiti di routine che ti portano via tempo o che non ti riescono bene. Chiedi senza impegno come un’assistente virtuale ti può aiutare, scrivimi pure.
Questa è la mia pagina servizi per Te, sbircia se c’è qualcosa che può servirti.
