Quante volte ti arriva una chiamata o devi rispondere ad una mail e ti chiedi: “è orario di lavoro”? Il primo passo per creare un tuo limite temporale è capire la differenza tra il tempo “tuo personale” e il tempo “lavoro”. Quando le persone cominciano ad avere difficoltà a gestire l’equilibrio tra lavoro e vita privata è spesso perché non fanno prima una chiara distinzione tra i due. Conosci la definizione di work life balance? Credo di si, comunque qui trovate una definizione precisa.
Dopo di che è fondamentale capire nel tuo biz quali sono le tue attività più preziose, ossia redditizie, quelle che ti fanno guadagnare di più, che devi compiere in un determinato lasso di tempo per essere produttiva, e attraverso un esercizio qui che riporto potrai capirlo, e poi quali quelle attività che puoi delegare.
Definisci il tempo di lavoro e scrivilo
Il tempo di lavoro è il tempo trascorso a lavorare, e comprende anche il tempo di viaggio da e verso il lavoro. Esagerando, se stai pensando al lavoro, indipendentemente da dove ti trovi, non stai lavorando? Direi di si. Prenditi un momento per stimare quante ore credi di trascorrere lavorando in una settimana media. Includi il tempo di viaggio da e verso il lavoro o per andare dai tuoi clienti, e il tempo speso a pensare al lavoro a casa.
Scrivi la tua risposta su un foglio. Pensa a tutto ciò che riguarda il lavoro come orario di lavoro, poi al il tempo di dormire, il tempo di mangiare e il tempo della famiglia. Scrivi anche questi tempi. Per rimanere produttivi ed equilibrati, è utile stabilire una linea di demarcazione nel programma tra l’orario di lavoro e il tempo per altre cose.
Definisci il tuo stop
Molte persone, in particolare quelle che sono molto motivate, adottano l’atteggiamento che lavoreranno fino a quando il lavoro non sarà completato, a colpi di litri di caffè. Questo può portare qualcuno a lavorare fino a tardi, alle 20, alle 22, o alle 24:00, credendo di essere un grande lavoratrice e di essere più produttiva. Ma la realtà è che, sebbene tu possa riuscire ad avere un certo successo lavorando lunghe ore, puoi avere ancora più successo e produttività fermandoti a un orario prestabilito ogni giorno.
Quando nella tua giornata definisci finalmente uno stop, tipo “Non supererò mai le 18 di sera“, questo ti costringe a essere più efficiente entro quell’orario e a prendere sagge decisioni su come utilizzare la scarsa risorsa del tuo tempo. Ricorda, il tempo riempirà sempre lo spazio che gli dai. Se hai l’abitudine di lavorare fino alle 21 di sera, prova a creare una linea, tipo alle 20:30. O se vuoi smettere di lavorare nei fine settimana, commetti che i fine settimana sono vietati, a partire dalle 17 di questo venerdì.
Quindi, apri il tuo calendario e fissa un breve appuntamento ricorrente che dice “L’orario di lavoro termina“. Stabilire questa linea di demarcazione nel tuo calendario ti consentirà di iniziare il percorso di maggiore equilibrio e miglioramento della produttività.
Stabilire le attività più importanti
Poche persone hanno il privilegio di fare un lavoro che richiede loro di fare solo una cosa. Altri nell’arco di una giornata dovranno svolgere diverse attività. In genere, più piccola è l’organizzazione, mi riferisco per esempio a business neo-nati, a libere professioniste o freelance, maggiore è la varietà di queste attività che è probabile che tu faccia da sola. Tuttavia, di tutte le diverse attività che svolgi, solo 2/3 di esse sono veramente le più preziose. Cosa intendo?
Possiamo chiaramente dare un valore a ciò che ci costerebbe sostituire determinate attività lavorative. Le attività in cui eccelli, quelle che ti costerebbero di più all’ora per pagare qualcun altro per farle, sarebbero le tue attività più preziose. Tutte le altre attività che svolgi durante l’orario di lavoro che non sono quelle 2/3 più preziose, sono le tue attività meno preziose, quelle che potresti delegare.
Al fine di ottenere i massimi risultati durante il periodo di lavoro limitato che hai ogni settimana, ti consiglio di concentrare la maggior parte del tempo sulle tue attività più preziose, quelle che ti rendono di più economicamente.
Identifica le attività più preziose: esercizio
Facciamo un breve esercizio per identificare le tue 2 attività più importanti. Elenca tutte le diverse attività che esegui nella settimana, esempi:
- viaggiare per lavoro,
- chiacchierare con i clienti dopo la trattativa conclusa. Ehi, perdiamo tutti un po ‘di tempo, giusto?
- richiesta di collaborazione,
- marketing,
- scrittura di blog post,
- consulenze in video call.
Fai delle colonne su un foglio: elenca tutte quelle attività nella prima colonna. Nella seconda colonna, accanto a ciascuna delle posizioni che hai elencato, scrivi quello che pensi sia uno stipendio medio annuo per qualcuno che può svolgere quell’attività. Se non hai idea dello stipendio annuale, puoi utilizzare un motore di ricerca per cercare le informazioni sullo stipendio. Stiamo cercando numeri approssimativi. Ora che hai elencato le attività che svolgi e il loro stipendio annuale stimato, è tempo che alcuni semplici calcoli determinino il salario orario stimato.
Usa una calcolatrice e dividi lo stipendio annuale per 2.080, il numero medio di ore di lavoro in un anno. Dividi ciascuno di questi stipendi annuali per 2.080 e scrivi il risultato. Si finirà con una stima approssimativa del salario orario per ciascuna di quelle attività.
E infine, l’ultimo passo è quello di classificare le diverse attività in base al loro valore all’ora, una delle quali è la più alta. I primi due che ti ho dato sono viaggiare e perdere tempo; valgono entrambi zero, assolutamente niente. Quindi, aspetta di classificarli fino alla fine poiché saranno morti per ultimi.
Dopo aver creato un ranking per tutte queste diverse attività, sarai in grado di identificare facilmente le tue prime due attività più preziose, le più difficili da sostituire e portano il maggior impatto sui profitti per il tuo business.
Tempo di budget per le tue attività più preziose
Dopo aver identificato le due attività principali più importanti, è tempo di aprire il calendario e creare un budget temporale. Il budget temporale è diverso dal normale calendario di lavoro. In realtà non hai intenzione di programmare nulla in questo budget di tempo. Invece, lo userai come uno strumento e un quadro di riferimento. Molti sistemi di calendario ti consentono di creare più calendari e confrontarli fianco a fianco.
In Google Calendar, puoi fare clic sul menu a discesa accanto ai miei calendari e selezionare Crea nuovo calendario. Potresti nominare questo nuovo calendario, “Budget di tempo“, saltare in fondo e fare clic su Crea calendario. Qui trovi tutte le guide.
Qui è dove creerò un budget temporale per le mie due attività più preziose. Quanto tempo dovresti dedicare a ciascuna delle tue attività più preziose? Dipende da te. Scegli un periodo di tempo ragionevole per la tua carriera e il tuo settore. Ti consiglio di impegnarti a spendere almeno il 40% del tuo tempo di lavoro totale solo in quelle due attività più preziose.
Esempio pratico: diciamo che il mio budget per l’orario di lavoro è di 40 ore settimanali. Quindi, se ne prendessi il 40%, sono 16 ore. Dividerò i miei tempi a metà in: scrittura e consulenze. Quindi saranno otto ore per ognuno di loro. Ciò significa che devo programmare otto ore per scrivere. E metterò da parte tutto il mio venerdì per la scrittura. Successivamente, creerò un budget temporale per la mia seconda attività più preziosa, ovvero le consulenze. Ancora una volta, devo programmare otto ore settimanali per questo budget.
Se non voglio dedicare troppo tempo a questo, preferirei distribuirlo un po, quindi trascorrerò parte della mia giornata mercoledì e parte della mia giornata di giovedì dedicandomi alle consulenze.
Ora, ho creato il mio budget temporale, ma come lo uso? Lo uso come guida quando rispondo a “Quando lo farò?” domanda, nel sistema di elaborazione “cosa, quando, dove”. Voglio provare a pianificare attività e progetti relativi a queste attività più preziose in quelle fasce orarie che ho appena preventivato. Voglio anche evitare di programmare qualcos’altro durante questi intervalli di tempo.
Utilizza il tuo budget
Ora che hai creato un budget per le tue attività più preziose, vorrei illustrarti alcuni esempi di come utilizzarlo in modo efficace. Ad esempio, supponiamo che sto per elaborare una nota che ho scritto, ricordandomi di creare un sistema per formare una persona su come gestire meglio i dipendenti.
Qual è il prossimo passo? Il prossimo passo è che estrarrò il modello del mio sistema e inizierò a scrivere. Quando sarà pronto? Questo richiederà sicuramente più di 15 minuti, quindi so che deve andare al calendario. Penso che probabilmente ci vorranno 90 minuti. Mi riferisco quindi al mio calendario del budget che mi mostra il momento migliore per completare questo tipo di attività. Quindi, trovo il tempo che ho programmato mercoledì pomeriggio per scrivere e pianifico quei 90 minuti lì, nel mio calendario reale, non nel mio budget.
Fai riferimento al calendario prima di prendere un impegno programmato, sia che tu stia rispondendo a una richiesta di riunione o che tu stia pianificando un lavoro da svolgere. le tue attività più preziose e aumenterai il valore del tuo tempo.
Delega le attività
Riprendi per un attimo l’esercizio che ti ho fatto fare prima, con le colonne. In fondo alla lista ci saranno le attività che non sono assolutamente le tue attività più preziose, e che ti rendono meno. Potresti delegarle? Probabilmente si, se non hai mai pensato di farlo ti consiglio di approfondire la tematica qui e qui e magari contattami per una consulenza gratuita di 30”.
