In giapponese l’espressione Kanban significa scheda o cartellino, ed è il nome assegnato all’insieme di schede di controllo usate in un pull system, per capirlo si può fare l’esempio Supermarket : i clienti comprano i prodotti che stanno sugli scaffali e gli addetti li rimpiazzano nelle quantità prestabilite, senza mai lasciare i clienti senza merce.
Ogni scheda riguarda un prodotto indicando da dove arriva e dove deve andare. Il Kanban si comporta come un sistema informativo che integra la produzione, collegando fra loro tutti i sotto processi del Value Stream e collegando lo stesso con la domanda del cliente, tutto in modo armonico.
Le basi
Come puoi utilizzare il metodo Kanban ed eliminare il tempo sprecato in discussioni dispersive sul lavoro da fare? Mettendo in lista tutto ciò che dobbiamo svolgere in un determinato periodo e controllare visivamente quando queste azioni sono compiute. Attenzione agli errori da non fare quando stili le liste, ne parlo qui.
Puoi provare a mettere in pratica il metodo Kanban su diversi strumenti:
- sulla carta;
- sulla lavagna;
- sull’agenda;
- su strumenti digitali (es. Trello, come spiego dopo).
Prima però di partire con lo strumento, focalizziamoci sul metodo che prevede di lavorare creando 3 colonne divise tra:
- TO-DO: lavoro in attesa che deve essere fatto:
- DOING: lavoro in corso d’opera;
- DONE: lavoro finito.
Per te che sei una libera professionista, un’imprenditrice, potrebbe bastarti un coloratissimo gruppo di post-it, vediamo come.
Kanban con i post it
Probabilmente quando hai sentito per la prima volta questo termine e lo hai googlato (si, si può scrivere, è sul dizionario), hai letto diverse definizioni sul significato, ma probabilmente quello che ti sarà rimasto in mente è la sequenza coloratissima di post it, con scritto TO DO, DOING, DONE. E la facilità di questo messaggio ti sarà rimasta dentro, forse fa al caso mio?
Applicalo in Trello
Trello, uno degli strumenti di project management più semplici e funzionali che conosco, e che insieme ad altri tool non può mancare, può aiutarti graficamente a creare il tuo piano di lavoro. Dovrai inserire tutte le attività da fare, le tempistiche e condividere con altre persone se lavori su un progetto.
Spostare le card in Trello
Nel passaggio delle attività tra to-do e doing, o tra doing e done, bisogna seguire una certa logica e concentrarsi al massimo su 3 card alla volta. Occorre dare uno sguardo d’insieme al lavoro con cadenza e chiedersi:
- su cosa devo concentrarmi oggi?
- cosa mi ha portato qui?
- quale è l’obiettivo da raggiungere?
Qui sotto l’esempio della mia bacheca giornaliera di Trello, relativo alla mia attività di assistente virtuale. Con uno sfondo d’ispirazione, mi segno tutte le cose da fare giornalmente e quando ho finito le sposto in “cose fatte”. Possono capitare rallentamenti e imprevisti, in quel caso, sposto le cose non fatte al giorno successivo.
Metodo Kanban in ufficio
Questo metodo viene utilizzato anche da grandi aziende, al dispetto della semplicità dell’utilizzo. Ci sono tool nati proprio per soddisfare le esigenze anche di grandi reparti. Un tool che ho trovato è Kanban Tool, una soluzione visiva per la gestione dei processi che aiuta i team a lavorare in modo più efficiente. Se per esigenze lavorative ti dovesse capitare di interfacciarti con aziende che necessitano di migliorare il loro processo produttivo puoi suggerirgli uno strumento simile.
Conclusioni
Prova questo metodo per capire se fa al caso tuo, come ti ho detto nei post precedenti, ognuna di noi ha un modo di lavorare che la caratterizza e spesso ci vuole tempo per capire quale sia il metodo più efficace.
Se credi che il metodo Kanban possa essere il migliore per te, ti consiglio di approfondire l’argomento. Ti consiglio di provare diversi strumenti prima di “innamorarti” di quello giusto. Ho creato un workbook dove trovi consigli e tool utili per gestire meglio il tuo lavoro. Lo puoi scaricare gratuitamente con la mia newsletter mensile. Iscriviti qui!
