Centinaia di email, messaggi su whatsApp, telefonate, messaggi su Facebook, ecc. Se la sera trovi estenuante tutto questo e non vuoi più vedere il tuo smartphone, è perché sicuramente ricevi troppe notifiche, troppi messaggi e stimoli, dai tuoi collaboratori e clienti e hai bisogno di organizzare al meglio il tuo lavoro quotidiano o un progetto e magari una breve pausa.

Ti sforzi di mantenere i tuoi compiti, e quelli del tuo team, organizzati, ma hai difficoltà? Qui ti consiglio uno dei tanti strumenti di project management, che utilizzo, che è Trello.

Con lo strumento giusto, l’intero processo di gestione di un processo può diventare snello ed efficiente per te e per la tua squadra (anche se siete solo in due).

Come dicevo esistono molti strumenti, come ti dirò più avanti, ma Trello si distingue per la sua semplicità, in modo che in un colpo d’occhio potete, te e gli altri membri del team, monitorate il lavoro e non perdervi nessuna comunicazione. Vediamo nel dettaglio.

Cosa è Trello

Non è un tool, non serve “scaricarlo” insomma, è una bacheca online, ti basterà andare sul sito trello.com e registrarti gratuitamente, ti consiglio di utilizzare l’account gmail in modo da integrare anche il tuo calendario.

Trello si compone di board, carte e attività. La board è come una lavagna per intenderci. Le carte possono essere attività, note, progetti, file condivisi o qualsiasi altra cosa, puoi usare l’immaginazione a seconda della tua attività, che aiuti il ​​tuo team a lavorare insieme al meglio e in modo produttivo. In ogni carta puoi indicare le varie attività.

Si basa su un’idea molto semplice: per una gestione efficace del progetto e del lavoro, è necessario avere piena visibilità su tutte le attività settimanali e non.

Trello risolve alcuni problemi

  • Lunghe discussioni via email: anche se con gmail puoi tranquillamente organizzare le discussioni con le etichette è difficile avere una visione d’insieme;
  • Incontri inutili: anche se è bene motivare il team, per esempio con le video call e i riti settimanali, a volte per parlare semplicemente di un semplice task da eseguire, non serve una telefonata di mezz’ora;
  • Responsabilità: ad ogni task o attività si può assegnare un membro, chi fa cosa?
  • Trasparenza: tutti sanno cosa fanno gli altri e se le attività sono state eseguite;
  • Evitare ai nuovi membri di perdersi “i pezzi” perché si possono creare bacheche di benvenuto dove ci sono tutte le informazioni utili operative.

Come utilizzare Trello

Se utilizzato bene Trello è un ottimo strumento che col tempo, aiuterà a sostituire l’uso della posta elettronica e soprattutto delle fastidiose chat di whatsapp, soprattutto quelle di gruppo, telegram o quant’altro. Sebbene si possono disattivare le notifiche sullo smartphone o silenziare le chat stesse, a volte la tentazione di controllare spesso lo schermo è troppa e si rischia di perdere tempo, e perdersi in “buongiorno”, “come va”, smile e gif divertenti. Va bene in ogni caso la motivazione, il rapporto umano, ecc, ma quando la batteria del vostro smartphone si scarica in poco tempo, probabilmente c’è un problema. E si rischia di essere iper connessi anche in orari fuori dal lavoro.

Conservando tutte le informazioni necessarie in un’unico posto, è facile tenere tutto a portata di mano, vedere rapidamente cosa si sta facendo e comunicare.

Trello e il team

Sia che tu abbia bisogno di organizzare il lavoro di un intero team o semplicemente di aumentare la tua produttività, puoi utilizzare Trello in qualsiasi area della tua attività, c’è anche chi ci organizza il viaggio o la lista della spesa. Ma si può utilizzare anche per attività molto più complesse come lo sviluppo di un software, dalle vendite fino al marketing e alla progettazione. 

Puoi utilizzare Trello per seguire il tuo flusso di lavoro di produzione del tuo team. Ogni volta che crei una bacheca puoi aggiungere i membri del team che lavoreranno su quell’area. Dal momento che Trello è adatto per attività che supportano il lavoro agile e lo smart working, è un ottimo strumento per mantenere il tuo Scrum board . Puoi anche applicare alle board, la metodologia Kanban ed eseguire un flusso di lavoro Kanban con Trello .

Modello Kanban. Fonte Img https://blog.hubstaff.com/kanban-with-trello/

L’opzione delle attività ricorrenti di Trello lo rende uno strumento in grado di gestire i flussi di lavoro tra settori e settori.

Pianifica un progetto per tutto l’anno

Hai in mente un progetto e ci stai lavorando? Molto spesso si ha in mente un progetto, ma non è trascritto su carta o da nessuna parte e così il team che collabora ha difficoltà a seguire i vari step legati alla visione del progetto stesso, perché troppo aleatorio. Con una roadmap del prodotto o una scheda Trello di pianificazione annuale , è più facile condividere i tuoi piani e migliorare la trasparenza e la produttività del tuo team. Immagina di dover fare un percorso con la bicicletta con degli amici, partire da un punto ad un altro, e non aver nessuna idea di quale strada percorrere. Sai quale è la città di arrivo ma non conosci l’itinerario e i tuoi amici devono seguire te, come fate? Potreste sbagliare strada, magari arriverete alla destinazione ma con difficoltà e affrontando un percorso più lungo.

Una tabella di marcia del prodotto o progetto, migliora le relazioni con le parti interessate, con il tuo team. Tenerli informati con una guida visiva attraverso le schede, può anche essere utilizzata per spiegare perché alcune richieste non possono essere soddisfatte nel periodo di tempo richiesto. Non dimenticare di focalizzarti su tutti gli aspetti di un progetto.

Gestire le scadenze

Se hai più clienti, le scadenze, e le richieste in corso, allora questa scheda Trello per l’assegnazione di freelance può aiutarti a organizzarti con le scadenze.

  • Aggiungi scadenze alle carte per tenere facilmente traccia di quando devi terminare un task. Trello ti avviserà automaticamente quando i compiti sono in scadenza;
  • Accedi ad un elenco di compiti completati quando è il momento di creare fatture;
  • Tieni un elenco di incarichi completati che possono essere utilizzati durante la ricerca di articoli o progetti conclusi, come portfolio da inviare a potenziali nuovi clienti.

Trello e Gmail unione perfetta

Per sfruttare al massimo Trello e Gmail ti basterà scaricare l’estensione di Trello in Google Chrome. Una volta fatto puoi cliccarci sopra, ti si aprirà una finestra e potrai selezionare la bacheca e la lista di Trello in cui vorrai aggiungere la mail in questione. Purtroppo non puoi automaticamente inserire eventuali allegati, ma già così il lavoro è molto più snello.

Cosa fare dopo l’iscrizione: i passi

Crea il tuo team

Quando apri un account Trello, puoi creare la prima unità del tuo lavoro: una squadra, come ti ho detto prima anche se siete in due solamente, il tuo lavoro potrebbe aumentare in breve tempo, meglio prevenire nuovi ingressi nel team.

Le boards

Con le boards tutto sembra una lavagna, in cui gestisci il tuo lavoro con delle note adesive. Scrivi una nota, la sposti e poi archivi quella conclusa, fatta, ecc.

Le schede possono essere utilizzate in tantissimi modi, dedicati all’intero flusso di lavoro di una squadra o attività separate al suo interno, o possono concentrarsi su un singolo progetto o evento. Le schede possono essere private o pubbliche e puoi identificarle con una stella per segnalarle come le più importanti.

Copia le bacheche più produttive direttamente dal sito di Trello. https://trello.com/it/teams/personal-productivity

Le liste e il kanban

Le tue liste terranno le tue cose da fare, proprio come le liste che sicuramente scriverai in agenda, sono le attività in corso e le cose che hai finito di fare. Molto comodo è l’utilizzo del sistema kanban, che si basa sul semplice concetto:

  • da fare,
  • in corso,
  • fatto.

Ne ho parlato in questo articolo se vuoi approfondire.

Le carte

La più piccola unità di lavoro in Trello è la carta, che ti consente di includere descrizioni, allegati, liste di controllo, date e orari, assegnatari ed etichette. Puoi immaginarla come una singola attività nel flusso di lavoro, dove caricare immagini, video, file vari, caricabili dal tuo dispositivo o da Google Drive, Dropbox, o OneDrive, e con un semplice trascinamento, le carte possono essere spostate da una lista all’altra. Puoi inoltre e questa è la parte più importante, citare i membri del team in un commento digitando la chiocciola”@” e il loro nome utente, in modo da taggarli e dirgli “hey, questo task è per te”.

Calendario editoriale con Trello

Se lo strumento ti piace potresti semplificare il processo di pianificazione degli articoli per i prossimi mesi con il calendario editoriale che progetta Trello. Se invece hai un collaboratore che lo fa per te in modo autonomo probabilmente potrebbe usare altri strumenti. Se crei i contenuti per i tuoi social da sola, allora potresti dare così:

  • Aggiungi un elenco in cui puoi aggiungere carte per idee di contenuto (con immagini e link alle fonti);
  • Aggiungi un elenco per ogni mese che desideri pianificare;
  • Utilizza etichette colorate per designare il tipo di supporto che verrà utilizzato per il contenuto (post di blog, video, podcast, ecc.) ;
  • Dai priorità alle nuove idee man mano che arrivano trascinando e rilasciando le carte in un ordine di importanza.

Potresti avere bisogno di un aiuto da parte di un’assistente nel corso del tempo, se aumenta il tuo lavoro come speri. In questo caso la persona che entrerà a far parte del tuo progetto avrà già un lavoro ben fatto e potrà dare il suo supporto in modo veloce e ottimizzato.

L’App di Trello

C’è anche l’app di trello, sia per android che ios, che ti consiglio di scaricare sul tuo smartphone in modo da avere sempre a portata di mano il tuo lavoro, senza incappare nel rischio di controllare ogni 5 minuti cosa c’è da fare. Comodo se sei fuori ufficio e ricevi delle email importanti, le puoi inserire nelle bacheche giuste per avvantaggiarti del lavoro.

Errori comuni

  • Rinunciare all’utilizzo o a provarlo, solo perché siamo abituati a lavorare in un certo modo;
  • pensare che Trello sia un’unità di archiviazione, rischi di mettere troppe cose, invece devi pensarlo come una lavagna con i post it;
  • non utilizzarlo giornalmente, rischiando di tornare al vecchio sistema.

Bisogna puntare all’essenziale, per lavorare di meno e produrre di più.

Alternative a Trello

Trello è gratuito, facile, intuitivo, ma potrebbe non piacerti. Nel work book che regalo con l’iscrizione alla mia newsletter cito tutti gli strumenti gratuiti più importanti che dovresti conoscere e ho incluso anche questo. Ti suggerisco però qualche alternativa:

  • Basecamp
  • Zoho
  • Asana
  • feng Office

Sono solo alcuni ovviamente e come sempre ti consiglio di provarli e trovare quello più idoneo a te e ai tuoi collaboratori.

Progetti più snelli

Come avrai capito, questo strumento di project management offre un valido aiuto nell’organizzazione del proprio lavoro, anche sei una libera professionista o una piccola imprenditrice (quando dico piccola intendo che sei approdata nel mondo dell’imprenditoria da poco ma stai crescendo). Gli strumenti sono tutti validi, dipende dall’uso che ne facciamo e dalle persone che li utilizzano, che fanno la differenza per una reale produttività.

Hai pensato che è ora di gestire al meglio la tua attività? Posso aiutarti nell’organizzazione più snella della tua attività on o off line che sia, da remoto, in modo da avere tutto sotto controllo. Possiamo parlarne telefonicamente o in video call, sarò a disposizione per te per 30 minuti gratuitamente. Contattami per prenotare la call: eleonora@yoomeg.org

Bonus: se vuoi vedere come si usa Trello puoi vedere un video. Ne ho selezionato uno, lungo 12”, ma ritengo sia spiegato molto bene. Lo trovi qui.


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