Calendario: più organizzata in 6 mosse

Un’intera sezione del mio blog è dedicata alla produttività. Mi rivolgo a libere professioniste ed imprenditrici con gli articoli che scrivo, e il problema comune è sempre il tempo, o meglio come fare più cose possibili in un lasso di tempo X o fare tutto in meno tempo. Ultimamente ho pubblicato un post “cosa faresti con 10 ore in più a settimana” che è stato il più letto, chissà perché. In questo articolo cerco di approfondire il fattore tempo legato allo strumento per eccellenza degli appuntamenti: il calendario.

Tempo e calendario

Immagino che tu lo sappia già: il tuo calendario è lo strumento più importante per quanto riguarda la gestione del tempo. Esistono ad oggi due categorie principali di calendario, cartaceo o digitale. La maggior parte delle persone in questo millennio sta utilizzando i calendari digitali, anche se c’è una buona parte che li usa entrambi.

Calendario digitale vs cartaceo

Parlando di quello cartaceo, possiamo dire che essi sono accessibili, veloci da accedere quando è necessario scrivere un appuntamento e richiedono poca formazione per utilizzarli. Per essere efficaci dovrebbero essere divisi in giorni e ore, se non ci sono gli orari diventa inefficace come pianificatore.

Ci sono alcuni svantaggi del calendario cartaceo:

• per esempio ha dei limiti quando si tratta di appuntamenti ricorrenti. Se ogni lunedì alle 15, hai un appuntamento con il tuo socio, dovrai scriverlo ogni volta tutte le settimane, perdendo un sacco di tempo. Metterlo in un pianificatore di carta è molto difficile. Dovrai ricopiare quell’appuntamento ogni settimana.
• i calendari cartacei possono anche essere piuttosto ingombranti se non si sceglie il formato giusto.
• se perdi la tua agenda perdi tutte quelle informazioni! Mi vengono i brividi solo a pensarci.

Vantaggi del calendario digitale

L’opzione ideale per il tuo calendario digitale è un calendario per smartphone che si sincronizza automaticamente tramite il cloud con il tuo laptop o desktop. L’opzione che scegli per il tuo calendario digitale dipende completamente da te: assicurati di scegliere qualcosa che sia veloce, di facile accesso e portatile in modo da poterlo avere sempre con te e poter effettuare aggiornamenti rapidamente. Se hai scelto Google Calendar, la migliore scelta di telefono e tablet è Android. Se hai Apple, mantieni i dispositivi Apple.

Quando dico la parola calendario, mi viene in mente il calendario editoriale, per il blog o per i social, in questo caso ti consiglio vivamente di puntare a strumenti digitali, anche per pensare di farti aiutare un giorno da una collaboratrice esterna. Qui puoi leggere il mio approfondimento.

Il tuo calendario in 6 punti

Il calendario è lo strumento principale per il successo della gestione del tempo. Ma lo stai usando in modo efficace? Ci sono 6 principi fondamentali per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo calendario.

1. Pensa al tuo calendario come ai tuoi soldi. Cosa significa? Il tempo non è denaro, ma si comporta come esso. Quando pianifichi le cose nel tuo calendario, pensa allo stesso modo in cui penseresti di prelevare denaro da un conto bancario, hai un limite di prelievo forse no? Ognuno ha un limite settimanale di 168 ore. Questo è il tuo budget massimo. Dovresti lavorare entro quel budget, se esageri, ti indebiterai in tempo aumentando i livelli di stress. E se si potesse comprare il tempo? Qualcuno ci ha anche fatto uno studio, leggi qui.
2. Pianifica quasi tutto evitando doppi impegni: tu sei solo una, quindi non provare a programmare due cose contemporaneamente.
3. Non impegnarti mai in un appuntamento senza inserirlo nel tuo calendario. A volte le persone fissano un appuntamento e dicono: ” dai ceniamo insieme la prossima settimana” e non lo inseriscono nel loro calendario.
4. Programma il tempo di viaggio per gli spostamenti: evita di avere appuntamenti ravvicinati, senza spazio per respirare. Lascia spazio tra i tuoi appuntamenti per interruzioni impreviste, concediti un momento di relax, per preparare il prossimo appuntamento, anche telefonico.
5. In quinto luogo, pensa al tuo calendario come un impegno. Tutto ciò che ha una scadenza e tutto ciò che è più lungo di 10/15 minuti deve essere inserito nel tuo calendario.
6. E il sesto principio: pensa a lungo termine. Inizia a coltivare l’abitudine di programmare più in profondità nel futuro e sperimenterai meno stress e meno pressione per fare tutto oggi.

Bonus: dire di no agli altri

C’è una parola che è più potente di ogni altra quando si tratta di focalizzare il tuo tempo. Quella parola è “no”, una parola cortissima, due sole lettere che ti possono salvare la giornata e anche di più. Vorrei aiutarti ad acquisire l’arte di dire di no agli altri, con grazia e delicatezza, ma forse ancora devo imparare un po, perché dire di no è veramente difficile.

Man mano che diventi più produttiva e gestisci bene il tuo tempo, altri potrebbero vedere il tuo successo e desiderare che tu partecipi ai loro progetti. Attenzione però, il tuo tempo è limitato, quindi ogni volta che dici sì a una cosa, in effetti stai dicendo no a qualcos’altro.

Come dico di NO io

A volte presa dall’entusiasmo ho detto di si a progetti che poi nel tempo si sono rivelati una gran perdita di tempo per vari motivi. Oggi quando discuto con qualcuno di qualcosa, chiedo di poter avere qualche info in più via email: mi dà il tempo di considerare la richiesta in un ambiente tranquillo, pensarci su veramente e scegliere “di pancia” non mi farà brutti scherzi. Mi consente di preparare una risposta diplomatica negativa,via email o telefonica. Puoi fare delle domande “Quanto dura questo progetto?”, per capire se possiamo inserirlo in calendario.

Fai un elenco “forse”

Invece di dire di no ad alcune proposte, è possibile creare quello che chiamo Elenco “Forse”, un elenco forse è pieno di idee, cose che potresti fare un giorno ma non hai ancora preso l’impegno di farle. Ciò ti consentirà di prendere in considerazione l’idea in seguito: stabilisci però un giorno ricorrente per rivedere questo elenco forse, di solito una volta ogni 2/3 mesi e mettilo nel famoso calendario. In quella giornata puoi prendere un momento e decidere se sei pronta o no per procedere. La maggior parte delle persone pensa a breve termine quando si tratta del calendario, solo ciò che può essere fatto oggi o nel mese. Invece, pensa in termini di mesi o addirittura anni.

Conclusioni

Imparando l’abilità di dire attivamente no agli altri e a te stessa, sarai più in grado di focalizzare e completare i progetti che hai già in corso, portandoli al successo, a patto che siano tutti in calendario.

Questi articoli sulla gestione del tempo fanno parte di un filone che sto approfondendo su più fronti, se ti va di leggere ancora quello che apprendo documentandomi e sperimentando, continua a seguirmi!