Metodo GTD: 5 fasi per la produttività

Il metodo Gtd di David Allen, è uno tra i più famosi concetti legati alla produttività, che ha origine dal libro Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (GTD) di David Allen appunto conosciuto in Italia come Detto, Fatto! Rivolto a contesti manageriale, è un concetto applicabile anche a liberi professionisti e piccoli imprenditori.

A dispetto del nome che sembra il modello di un’auto sportiva, l’acronimo Gtd significa invece Getting things done.

Cosa è il metodo Gtd

Il metodo GTD è suddiviso in 5 fasi della gestione del flusso di lavoro, con lo scopo di avere ben chiaro cosa dobbiamo fare. Si basa sul fatto che non possiamo ricordarci tutto, e che non è il tempo che ci manca, ma il metodo! Una volta che abbiamo ben chiaro quali attività eseguire, tutto avverrà in modo semplice e scorrevole.

Le 5 fasi del metodo Gtd

1. Raccogli tutto

In questa prima fase bisogna raccogliere tutte le cose da fare, sia professionali che personali, e raccoglierle in un contenitore. Cosa significa? Semplicemente scrivere tutto, altrimenti si potrebbero perdere importanti “pezzi”. Dove? Strumenti digitali sono preferibili, ma se ti trovi meglio puoi usare l’agenda o un quaderno. Usando il pc, ti consiglio Trello, Asana, Evernote, Todoist, Google docs, Pocket, Slack, ecc.

Metodo GTD per Evernote

Grazie ad Evernote, l’app di organizzazione note, puoi catalogare tutte le informazioni e attribuire loro un tag per poterli trovare al momento opportuno.

2. Processa

Ogni settimana prenditi qualche minuto, leggi le info sul contenitore scelto, e controlla ogni voce e cosa fare e stabilisci:

• Cosa è? Ossia, cosa mi dice questa informazione? Lo posso eseguire subito? Se ti potrebbe impiegare massimo 2 minuti, assolutamente si.
• devo farlo io? Allora eseguilo.
• posso delegarlo ad altri? Scegli con chi collaborare (prima ovviamente) e delega, mettendo una data specifica. Scopri tre metodi per delegare con successo.

3. Organizza

Segna le attività di cui sopra, in un calendario, stabilisci le date (parliamo solo di compiti ben precisi non di progetti). Dai loro una priorità.

4. Verifica

Scegli un giorno specifico della settimana, mettilo in agenda e controlla tutte le fasi del processo. Sta andando tutto per il verso giusto? Se devi, sposta qualche attività, migliora.

5. Esegui

Bene, ora che è tutto sistemato, devi solo fare. Cosa? Si fare, eseguire tu o chi hai delegato. Per fare al meglio concentrati su:

• dove: il contesto dove devi fare una cosa;
• quanto tempo: ho il tempo necessario ora per svolgerlo? Se no, spostalo (misura il tempo con il tool, Toggl). Importante gestire il tempo per far fronte agli imprevisti;
• con che sforzo: fai le attività più”pesanti” nella parte della giornata in cui ti senti più produttiva;
• gestisci le priorità: quale di queste cose è più urgente?

“Non servono nuove abilità per aumentare la tua produttività, ma soltanto nuove regole”
David Allen

Conclusioni

Come per tutti i metodi che ti suggerisco nei miei post, c’è sempre una regola: provali! Ogni metodo ha delle specifiche caratteristiche che non vanno bene per tutti, potresti trovarti bene con un metodo apparentemente facile per te, ma che è super difficile per un’altra persona. Trovare il giusto modo di organizzare il proprio lavoro potrebbe essere un processo lungo, ma che alla fine ripaga, in termini di ottimizzazione del tempo.

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Il giovedì su Facebook ti consiglio un tool digitale che aiuta con l’organizzazione del tempo.