Cosa è un flow chart?

Ricordate quando alla scuola primaria ci facevano disegnare i diagrammi di flusso e non capivano a cosa potessero servire nella vita? In inglese flow chart, i diagrammi servono a descrivere in rappresentazione grafica le operazioni da compiere per una precisa attività. Dobbiamo tornare alle scuole elementari? Assolutamente no, è molto semplice. Vi spiego subito dove voglio arrivare.

Qualche settimana fa sono stata poco bene. Non era una cosa grave fortunatamente, ma per alcuni giorni non sono riuscita a lavorare come volevo. Ho avuto un pensiero pessimista che mi ha assalito: se un giorno dovessi assentarmi per salute, chi può gestire al meglio le mie attività? O meglio, avrei modo e tempo di spiegare come vanno svolte? Anche se freelance, la mia attività giornaliera è strutturata come se la mia fosse un’azienda, anche se gestita in toto da me. Ho diversi collaboratori con cui lavoro su alcuni progetti, ma se dovessi delegare un mio compito preciso a qualcuno avrei bisogno di spiegargli precisamente come vorrei che fosse svolto, al di là di condividere password e utenze che è un altro discorso.

Allora mi sono presa una giornata intera per occuparmi di una cosa che credo sia utile a tutti i freelance o liberi professionisti: documentare un processo con un diagramma o flow chart o con una semplice lista.

Questo ha una duplice funzione:

• se decidi di delegare a qualcuno in emergenza hai già pronto un documento di sintesi;
• stessa cosa se decidi di delegare in qualsiasi momento della tua attività, per esempio per troppo carico di lavoro, non dovrai perdere altro tempo per realizzarlo.

Ovviamente se sei una psicologa, nessuno può fare una consulenza al posto tuo, parliamo delle attività burocratiche o di routine, che fanno parte del tuo business.

Diagrammi di flusso online

Personalmente ho usato per descrivere i passi per svolgere determinati task, dei diagrammi di flusso o flow chart, ma ci sono diversi modi per farlo, sta a te decidere quale strumento utilizzare. Sicuramente anche scrivere il processo su un semplice foglio word potrebbe andare bene, dipende dal processo. Se vuoi fare un lavoro più preciso, usa il diagramma di flusso.

A volte capita anche nelle piccole aziende familiari, di vedere segnati su “fogli volanti” i passi da fare per compiere un’azione. Possono essere usati per guidare i nuovi dipendenti attraverso compiti semplici o per assistere un dipendente che esegue temporaneamente un compito a causa dell’assenza di un collega.

Il diagramma può essere fatto su carta con la penna, ma poi deve scansionato, altrimenti scrivetelo su word, oppure con uno strumento semplicissimo che conosciamo in tanti, ed è per i più creativi. Un modo colorato e gratuito possono essere i charts di Canva , uno dei tool principali per un freelance o libero professionista.

Ci sono poi anche software per realizzare diagrammi complessi, ma per liberi professionisti come noi, può andare bene un sistema semplice.

Semplici liste

Per processi più semplici può bastare una semplice to do list, scrivendo i passaggi in una lista.

L’importante che il destinatario riceva delle indicazioni chiare, ti do alcuni consigli:

• scrivi un processo alla volta;
• cerca di usare per ogni processo un solo foglio;
• sii breve ed evita gli aggettivi;
• se è opportuno, usa immagini anziché testo;
• non riferirti ad una persona in particolare, es. non scrivere “Eleonora fai cosi..”, non puoi sapere a chi sarà indirizzato il documento;
• il documento deve essere modificabile e accessibile (salvalo in rete);
• nomina il file con una data e categoria o nome del processo.

Queste indicazioni potrebbero sembrare superflue per chi ha lavorato in aziende strutturate, sicuramente molte di voi già adotteranno questo sistema. Altre non ci avranno pensato come me (ora ho provveduto).

Una volta che avrete creato i vostri flow charts, salvateli in rete, in modo che possiate condividerli all’occorrenza. Potete come detto, usare la carta, ma poi dovrete fare il doppio lavoro di digitalizzarlo.

Voi avete già reso trasferibili e delegabili le vostre attività?