Tempo fa avevo postato sul blog una mia riflessione sul digital detox, necessario quando siamo saturi perché riceviamo centinaia di stimoli e comunicazioni ad ogni orario del giorno e della notte, da chiunque.
E le chat WhatsApp nella loro forma più perfida sotto forma di gruppi? Io le odio. All’inizio la vedevo come una novità, una gran cosa, insomma tra amici è molto comodo per organizzare cene, condividere gossip, farsi gli auguri di compleanno, inviare quelle inutili ma divertenti gif mattutine. Ma quando qualcuno ne abusa e lo utilizza al posto delle email con lunghi messaggi vocali da 10 minuti? (io amo io The giornalisti). Purtroppo in quel caso esce fuori la parte più antipatica di me. Cosa succede se con uno strumento come WhatsApp la nostra sfera personale è intaccata da quella professionale?
La netiquette
Cosa è la netiquette? E’ un termine che unisce la parola inglese network (rete) a quella francese étiquette (buona educazione). Quindi l’educazione su internet per farla breve: come ci si comporta con gli altri utenti sui forum, sui blog, per email, ecc. Potremmo aprire una grandissima parentesi sull’educazione, che a volte manca di base, per cui pretendere che ci sia online è alquanto utopico. Ma facciamo finta che tutti siano educati, io online ci vivo, proverò a dare piccoli consigli grazie a nulla di più che è la mia esperienza quotidiana sia da cliente che libera professionista.
Non ti sto parlando dello odiose chat di scuola delle mamme, perché non sonno mamma e per ora questa sfera non mi compete. Ti parlo delle regole nelle chat di lavoro.
Le 6 regole base di netiquette (secondo me)
Partiamo dal presupposto che alla base di ogni collaborazione devono esserci subito la chiarezza su alcuni punti, anche sul mezzo con il quale scambiarsi le comunicazioni di lavoro. Detto questo, credo che alcune regoline non facciano male:
- chiedere all’interlocutore se può aggiungerti in un gruppo;
- non abusare delle emoticons;
- no alle chat spezzate;
- uso esatto dei punti esclamativi o interrogativi;
- vocali limitati;
- video limitati;
Mi spiego:
- stai per iniziare una collaborazione, breve o lunga che sia, avete deciso che comunicate per email, ma ovviamente avete il numero di telefono l’uno dell’altro. Il cliente ti scrive per email, poi un giorno ti inizia a scrivere le stesse cose anche su telegram e whatsapp (“cosi le leggi prima“), poi ti aggiunge in un gruppo dove ci siete te, il webmaster del sito della sua attività, e altre persone sconosciute (“cosi sai nel dettaglio cosa facciamo“). E di lì una serie di messaggi inutili che vanno dal buongiorno alla buona notte, sabato e domenica compresi. No, non si fa così! E’ da poco attiva la funzione che permette di bloccare inviti indesiderati, ne parlo più avanti. Giusto per dare un’assaggio, non è proprio legale;
- Sui social le emoticons sono fondamentali, ma spesso alcuni confondono il senso di una faccina stravolgendo il significato della frase. Ha senso metterle? Spesso no, quindi non abusiamone;
- le chat spezzate: scrivere andando a capo con ogni frase per far si che l’altro legga l’intero testo? Qualcuno pensa sia uno escamotage? Magari abbiamo messo la vibrazione e ogni volta che la frase è andata a capo, trema il tavolo, sapete quanto è fastidioso?
- i punti esclamativi ecc: a volte il punto di domanda o esclamativo è necessario a dare il senso alla frase, magari meno emoticons, più punteggiatura;
- i vocali: ahhhh, allora. Ipotizziamo che bisogna fare una comunicazione importante e si vuole approfittare di stare sui mezzi per poter parlare al telefono, e quindi per “non disturbare” facendo una classica telefonata si comincia con la filippica con il vocale. Se il vocale in questione sarà di oltre 20 minuti, non era meglio una telefonata?
- i video: non è il mio caso, ma molti hanno un tot. di giga al mese sulla ricaricabile telefonica. Quale è il motivo per cui bisogna inviare video divertenti minimo 2 volte al giorno? Ditemelo per favore.
Consigli per sopravvivere a lavoro
Siate padrone del vostro tempo, ne abbiamo tutti poco ed è prezioso! massima stima per voi mamme e le interminabili chat di gruppo della scuola, del calcio, del catechismo, ecc. Immagino che le chat che avete in attivo sono il doppio delle mie, impazzisco per voi. Cosa possiamo fare?
- se avviate una collaborazione, decidete uno o al massimo 2 modi per comunicare: es. email + trello; whatsapp + trello; email + telefono. Dipende ovviamente dall’interlocutore e dal tipo di collaborazione;
- date degli orari: anche se abbiamo sempre lo smartphone in tasca, se ricevete comunicazioni di lavoro su whatsapp qualcuno potrebbe pensare che siate tenute a leggere i messaggi anche la domenica notte. E invece no! Non leggete i messaggi, rimandandoli al lunedì cosi impareranno. I dipendenti aziendali su questo argomento sono tutelati, per il diritto alla disconnessione, e noi libere professioniste?
- disattivate le notifiche e la suoneria dei gruppi: io li ho silenziati tutti e ho messo una frase sul mio profilo, te la allego qui sotto. Questo non vuol dire che non sono flessibile, anzi. Alcune clienti apprezzano il fatto che mi concentro sul lavoro che svolgo per loro;
- c’è chi usa trucchetti, io non ho provato ancora, per uscire dai gruppi senza farsi scoprire;
- se potete, scrivete le vostre linee guida nel contratto di collaborazione, non fa male di certo.
Nuova funzione di restrizione per i gruppi
Da poco, da aprile 2019, è possibile scegliere chi può o no, aggiungerci ai gruppi. Non è ancora per tutti (io no) avere questa utilissima funzione, la stanno rilascando a poco a poco. Potete leggere l’approfondimento qui. Nel mentre utilizziamo buon senso e una giusta dose di chiarezza mista a “muso duro” quando serve, per non essere reperibili 24 ore e poter lavorare con serenità. Se hai qualche consiglio extra mi piacerebbe leggerlo nei commenti.
