Man mano che il lavoro aumenta, per fortuna, aumentano le ore di lavoro, i progetti da seguire, le persone da “controllare”, i clienti, e a meno che ci siano dei super poteri a fare il miracolo, spesso si arriva a fine giornata esauste. C’è poi quel momento illuminante in cui ci fermiamo e ci domandiamo “ma se mi facessi dare una mano con il mio progetto?”. Ottimo, da chi? Dipende. Molte libere professioniste, manager, start up e artigiane, sanno da subito che avranno bisogno di un supporto, da remoto o non, per ampliare il loro business e tenerlo sempre ad uno standard di qualità per loro e per i clienti, ma tra il dire e il fare… e c’è un po di confusione sulla figura professionale che può venire in nostro aiuto.
Fare chiarezza: cosa ti porta via tempo?
Capire quali sono le attività che ci portano via più tempo, è molto utile per riuscire a definire successivamente di cosa abbiamo bisogno. Tra i miei regali nell‘area newsletter, puoi scaricare, se non l’hai fatto, un utilissimo workbook che ti aiuta proprio a definire le attività giornaliere che ti portano via tempo per poi delegarle a risorse esterne, una volta pronta. Posso comunque già dirti che potresti fare questa piccola attività: elencare tutto quello che fai ogni giorno, misurarlo in tempo, utilizzando orologi, sveglie e app come toggl che ti suggerisco, e controllare quali ti portano via troppo tempo o quali non sei in grado di fare. Poi chiediti, posso delegarle?
In questo articolo entro più nel dettaglio di come avvicinarsi al processo di delega.
Quello su cui voglio soffermarmi qui è la differenza tra un’assistente virtuale, e un project manager, perché la prima professione spesso abbraccia anche alcuni aspetti della seconda, ma attenzione a stabilirli prima. Una cosa in comune c’è: il risparmio per te, di molto tempo nella gestione di progetti.
Come capire di chi hai bisogno
Prima di contattare decine di persone a caso, o perché consigliate da un’amica, fai chiarezza sul tuo business e sulla tua giornata. Prenditi del tempo, magari una mezza giornata e domandati:
- voglio un clone di me stessa?
- voglio una persona che esegua solamente quello che gli/le viene comunicato? (mera esecutrice)
- ho dei collaboratori esterni, voglio che la persona in questione si occupi di loro, stabilendo compiti e scadenze?
- voglio qualcuno che coordini nuovi progetti?
- che budget ho?
Differenza tra assistente virtuale e project manager
Sintetizzando molto potremmo dare due definizioni distinte:
- l’assistente virtuale esegue: la pianificazione dei social, i post del blog, gli aggiornamenti dei social media, la progettazione grafica, la gestione delle email, del back office, ecc. Comunichi a lei/lui cosa deve fare, fornisci la scadenza, dai loro le informazioni giuste, seguendo delle liste.
Riesci a immaginare la gioia che proverai quando vedrai i tuoi post su Instagram o la tua posta elettronica tutta organizzata?
- il project manager coordina: gestisce la tua squadra o il tuo team, anche solo virtualmente, creando linee temporali, rendendo il lavoro di tutti più facile, attraverso strumenti di project management appunto, per esempio Trello. Un esempio di progetto? La realizzazione di un podcast! Ci avevi pensato?
Una spiegazione più approfondita della professione la trovi qui.
Confine tra le due professioni ed errori
Una volta stabilito di cosa hai bisogno, puoi cominciare a capire di chi farà cosa. Può capitarti di leggere tra i servizi delle assistenti virtuali, quello di project manager.
“Ma non mi avevi detto che erano due cose distinte?”. In parte, perché di solito un project manager non si definisce un’assistente, ma un’assistente un project si. Questo dipende dal background professionale della VA (acronimo virtual assistant) per via dei suoi studi e delle sue esperienze lavorative precedenti, si è specializzata in una o più aree. Potresti trovare, e sono molte, VA che hanno gestito diversi team, da remoto ovviamente, altrimenti non sarebbe virtuale, gestendone i progetti appena iniziati o già attivi da tempo, coordinandone le attività, ma anche migliorando con le proprie conoscenze, il flusso di lavoro. Non a caso sono ottime collaboratrici di diverse start up.
Quali errori potresti fare?
- scegliere un’assistente virtuale che si è definita specializzata in attività di segreteria e/o contabilità, e gli/le si chieda ad un certo punto della collaborazione, di occuparsi di attività di coordinamento di piccoli team o di occuparsi di traduzione o video editing;
- aspettarsi l’esecuzione di compiti fuori dalle proprie competenze, pensando “vabbè tanto sono tutti bravi col computer“;
- non stabilire prima cosa ci si aspetta e quali sono i margini di improvvisazione (che non è proprio il problem solving), ma cosa può fare una VA al posto tuo in caso di emergenze.
Scegli in base alle tue necessità, fai dei test
Se è la prima volta che deleghi a risorse esterne parte del tuo lavoro e sei confusa, fai dei test con delle piccole mansioni, e aumenta pian piano l’elenco delle cose da fare. Monitora e dai un feedback alle persone. Qui un articolo su come delegare con successo. Vedrai che la delega ti porterà enormi vantaggi, avrai più tempo, sarai più serena, potrai portare a termine diversi progetti che avevi in mente da mesi, se non anni, e farai crescere il tuo business. Chiedi alla persona con molta trasparenza quale è il suo background, o dai un’occhiata al suo profilo LinkedIn.
Se vuoi fare un test con me, dai un’occhiata ai miei servizi, o mandami una email a eleonora@yoomeg.org raccontandomi del tuo lavoro.
